Showing posts with label iso 9001. Show all posts
Showing posts with label iso 9001. Show all posts

18 May 2024

Perubahan Iklim Ancam K3 dan Produktivitas Pekerja



Sekarang ini hawa panas bukan main terasa dimana-mana, termasuk di kota saya di Jakarta. Bagaimana di tempat teman-teman? Panas banget juga, kan?

Menurut para ahli, panas ini akibat dari perubahan iklim. Organisasi Buruh Internasional (ILO) merilis laporan ”Ensuring Safety and Health at Work in A Changing Climate” yang memaparkan ancaman perubahan iklim terhadap keselamatan dan kesehatan kaum pekerja (Kompas, 27 April 2024).

ILO membagi enam risiko perubahan iklim yang akan berdampak kepada K3 secara global. Keenam risiko yang dimaksud meliputi panas berlebihan, paparan sinar ultraviolet, peristiwa cuaca ekstrem, polusi udara, penyakit yang ditularkan lewat vektor, dan agrokimia. Semua risiko itu bisa mengganggu bukan hanya produktivitas melainkan juga K3 pekerja.

Sebab itu sudah saatnya kita mempertimbangkan risiko K3 perubahan iklim (gelombang panas, dll) untuk dimasukkan ke dalam risk register K3. Hawa panas dapat diidentifikaksi sebagai ancaman atau bahaya K3 sehingga bisa ditentukan langkah-langkah mencegah risiko-risiko K3 yang tergolong baru ini, misalnya dengan melakukan update HIRADC atau Hazard Identification Risk Assessment and Determining Control  atau HIRA atau Hazard Identification Risk Assessment  (ISO 45001 dan ISO 14001).

Perubahan iklim juga berpengaruh pada produktivitas pekerja yang berdampak pada kualitas produk dan layanan. Akibat suhu yang panas, pekerja cepat lelah dan bisa berdampak pada konsentrasi pekerja saat membuat produk. Begitu juga gelombang panas bisa berdampak pada karakteristik produk, misalnya melebih suhu penyimpanan produk yang ditentukan (ISO 9001).

Utamakan keselamatan dan kesehatan, produktivitas dalam bekerja.

10 March 2023

Dokumentasikan Perbaikan Berkelanjutan (Continous improvement) dalam A3 Report

Perbaikan berkelanjutan dengan menggunakan A3 Report


Continous improvement atau perbaikan kinerja secara berkelanjutan merupakan kegiatan utama dalam penerapan standar mutu ISO 9001:2015. Continous improvement (Lihat ISO 9001:2015  klausul 10.3 Perbaikan Berkelanjutan) harus dilakukan sebagai wujud komitmen seluruh jajaran manajemen perusahaan mulai dari pimpinan puncak sampai dengan seluruh personil, tingkatan paling atas hingga terbawah dalam struktur organisasi. Continous improvement adalah tindakan proaktif dan tidak menunggu permasalahan muncul.

Terdapat banyak metode yang dilaksanakan perusahaan untuk menerapkan kegiatan perbaikan kinerja perusahaan. Sebagai contoh, beberapa perusahaan menerapkan Kaizen yakni perbaikan kecil yang dilakukan secara terus-menerus. Untuk merealisasikan hal ini, manajemen membetuk tim yang dikenal dengan Quality Control Circle (QCC).

Tim QCC mendokumentasikan kegiatan mereka dalam A3 Report. Dokumen ini digunakan untuk menyusun laporan problem solving atau program improvement. Istilah A3 diambil dari ukuran kertas yang biasanya digunakan untuk menulis laporan.

Apa saja isi A3 report? A3 Report memuat langkah-langkah antara lain; 1) Memahami Situasi, 2) Menetapkan Ruang Lingkup Proyek, 3) Mengetahui Kondisi Saat Ini, 4) Menetapkan Target 5) dll

Jika ingin mempelajari dokumen improvement report, silahkan download A3 Report

Dokumen ini merupakan sumbangan dari anggota QualityClub, forum ISO Indonesia via WhatsApp Grup yang saya kelola. Berminat bergabung, harap isi formulir pendaftaran QualityClub

Baca juga:

24 April 2022

Mengenal Rapat Tinjauan Manajemen untuk mengkaji SMM ISO 9001:2015

Tinjauan manajemen adalah proses penting untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2015 di perusahaan. Proses ini merupakan bagian dari proses perbaikan berkelanjutan kinerja perusahaan.

Simak video berikut untuk mengenal kegiatan tinjauan manajemen atau dikenal dengan istilah rapat tinjauan manajemen.


Lihat juga

10 April 2022

Apa saja pertanyaan audit internal ISO 9001 kepada top management?



Kegiatan audit internal ISO 9001:2015 bertujuan menilai pemenuhan persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 di setiap departemen, unit kerja atau fungsi-fungsi perusahaan.

Kegiatan audit internal termasuk audit kepada top management atau manajemen puncak. Menurut ISO 9000, top management adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi di level tertinggi. Salah satu contoh top management adalah direktur perusahaan. Dalam hal ini direktur juga perlu diaudit selain audit departemen-departemen yang lain.

Apa saja yang ditanyakan kepada top management saat audit internal ISO 9001:2015. Berikut ini daftar pertanyaan audit internal top management:


No Pertanyaan Klausul Dokumen Catatan Auditor Kategori temuan
1 Bagaimana pandangan bapak/ibu terkait penerapan ISO 9001? Apakah sudah sesuai dengan arahan manajemen? ISO 9001:2015, klausul 5.1 -    
2 Apakah kebijakan mutu telah ditetapkan dan disosialisasikan kepada internal dan eksternal? ISO 9001:2015, klausul 5.3 Kebijakan mutu     
3 Apakah tim ISO 9001 telah ditunjuk oleh manajemen? ISO 9001:2015, klausul 5.3 Surat penunjukkan tim ISO    
4 Apakah perang tanggung jawab serta kewenangan tim SMM (sistem manajemen mutu) telah ditetapkan ISO 9001:2015, klausul 5.4 Surat penunjukkan tim ISO    
5 Apakah isu internal dan eksternal telah ditetapkan dan di-update secara berkala? ISO 9001:2015, klausul 4.1 Isu Internal dan eksternal    
6 Apakah sasaran mutu telah dipantau secara berkala? ISO 9001:2015, klausul 6.2 Sasaran mutu dan bukti monitoring    
7 Apakah hasil tinjauan manajemen telah ditindaklanjuti dan dimonitor? ISO 9001:2015, klausul 9.3 Notulen rapat tinjauan manajemen    
8 ... ... ... ... ...

Format checklist dan isi checklist di atas dapat Anda gunakan untuk kepentingan audit internal di tempat Anda bekerja. 

Selamat melaksanakan audit internal!


Baca juga:


16 November 2021

Siapa Saja Pihak-Pihak Berkepentingan ISO 9001:2015?

 

24 October 2021

ISO 9001:2015: Properti Pelanggan Wajib Dilindungi dengan Baik dan Bertanggung Jawab


Standar ISO 9001 bertujuan untuk kepuasan pelanggan. Memuaskan pelanggan antara lain melindungi dan menjaga properti milik pelanggan dengan baik dan bertanggung jawab. Hal ini disyaratkan oleh ISO 9001, klausul 8.5.3 Properti Milik Pelanggan dan Penyedia Eksternal

Saya kutip peryaratan ISO 9001 yang mengatur pengelolaan properti milik pelanggan sbb:

20 March 2015

Salah Kerja Karena Salah Dokumen


Terjadi kesalahan pembuatan produk akibat masalah sepele di salah satu klien saya sebuah perusahaan telekomunikasi di Serpong, Tangerang.

Salah satu unit kerja di perusahaan ini yakni bagian produksi salah menggunakan drawing saat bekerja Bagian produksi menggunakan drawing yang kedaluarsa alias tidak berlaku lagi.

Drawing yang berlaku sebenarnya revisi 1, namun drawing yang digunakan bagian produksi revisi 0. Bagian Desain belum mendistribusikan drawing revisi 1 kepada bagian produksi. Akibatnya bagian produksi bekerja dengan dokumen yang salah, terjadi.... salah kerja karena salah dokumen.

Produk yang telah dihasilkan dengan acuan dokumen yang salah ini cukup banyak. Kegagalan pembuatan produk lantaran kesalahan dokumen berdampak pada keuangan perusahaan.

Setelah ditelusuri, ternyata sistem pengendalian dokumen tidak diberlakukan di bagian Desain. Pengendalian dokumen hanya berlaku di bagian Management representative (MR) atau wakil manajemen SMM dan yang bertanggung jawab atas pengendalian dokumen adalah document control atau sekertariat iso.

Sistem pengendalian dokumen di perusahaan ini dikontrol secara sentral oleh dokumen kontrol, karenanya sistem pengendalian dokumen yag diwajibkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001  tidak menyebar luas ke unit-unit kerja yang lain.


Baca juga:

16 October 2010

Simpang Bingung

Paparan penarapan ISO 9001 yang tidak sesuai


Simpang bingung adalah nama bundaran jalan di rumbai dekat pekanbaru. Jika dari pekanbaru menuju padang atau dumai, bundaran ini pasti dilewati.

Disebut simpang bingung karena orang yang melewati bundaran atau persimpangan jalan itu dijamin bingung. Bukan karena tak ada petunjuk arah jalan. Petunjuk jalan yang terpasang di persimpangan itu tidak jelas arahnya. Misalnya, papan petunjuk jalan menuju kota padang terpasang ke arah kota pekanbaru. Bagaimana orang tak bingung?

Tidak sedikit karyawan yang bekerja di perusahaan ISO 9000 dibuat bingung dengan penerapan sistem manajemen mutu internasional itu. Bukan karena ISO 9000 adalah tidak bermanfaat sebagai petunjuk kerja buat mereka, tetapi banyak hal yang membuat mereka bingung dangusar dengan adopsi manajemen mutu iso 9000.

Misalnya seperti ini. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000.  Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.

Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.

Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut? Alasanya karena petunjuk ISO 9000

Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas.
Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa.

Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?

Mohon respon, terima kasih.

Salam
Zulkifli Nasution

----

Ikutan comment ya..


1. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000. Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.

--> (komentar): Biasanya hal ini terjadi jika organisasi tsb membayar jasa konsultan yg membuat systems dgn cara duplikasi dari systems di organisasi yg lain, padahal seharusnya menggunakan process approach dlm pembuatan prosedur, dan hanya prosedur yg dibutuhkan saja yg perlu dibuat (selain prosedur wajib/minimum yg memang harus dimiliki berdasarkan requirement ISO9001:2008, gak sampe 10 prosedur kok).


Kadang-kadang hal ini terjadi bukan sepenuhnya kesalahan si konsultan, tapi sesuai dgn keinginan organisasi tsb yg tujuannya asal dpt sertifikat saja, selanjutnya yg report justru karyawan organisasi tsb dlm implementasi dan pemeliharaan systems. Memang idealnya si konsultan gak boleh begitu, tapi di dunia nyata ini ada semboyan: "maju tak gentar membela yg bayar"


2. Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.

--> (komentar): Tujuan pembuatan work instruction bukan utk menyatakan bahwa karyawan yg bekerja tidak ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari dan harus membaca work instruction sebelum bekerja, banyak pekerja di organisasi yg sdh sertifikasi ISO9001:2008 tidak harus membaca work instruction setiap kali akan melakukan pekerjaan mereka krn mereka sdh  paham cara melakukan pekerjaan tsb.

3. Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut?

--> (komentar): Justru ISO9001:2008 mengharuskan kita utk menentukan kompetensi yg diperlukan dan menyediakan training yg sesuai dgn  kompetensi yg diinginkan tsb (baca klausal 6.2.2), bahkan kita juga diharuskan menilai kefektifan training yg kita adakan,  kalau mesti ikut training yg gak ada hubungannya dgn pekerjaan, itu sih... (you know what I meant lah.)


4. Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas. Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa

--> (komentar): ya itu tadi, systems yg dibangun tidak menganut azaz process approach tadi, gak ada hubungannya atau tidak mendukung processes yg ada. Seharusnya dgn adanya documented systems akan jadi tambah nyaman krn semuanya jelas dan teratur (well systemized), kecuali individu yg tadinya memang pd dasarnya tidak punya kontribusi apa-apa maka akan terlihat jelas sehingga mungkin tidak dibutuhkan lagi eksistensinya.

5. Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?

--> (komentar): punya sertifikat ISO9001:2008 bukan berarti pasti bagus, tergantung systems yg dibuat itu tadi. ISO9001:2008 bukan jimat  yg dpt membuat sebuah organisasi tetap sukses bertahan dlm kompetisi dgn organisasi yg belum memiliki sertifikat ISO9001:2008,lihat saja ada berapa perusahaan yg tutup meskipun sdh sertifikasi ISO9001:2008 sedangkan perusahaan sejenis yg belum sertifikasi ISO9001:2008 masih eksis.

Bukan standard internasional ISO9001:2008 yg salah, tapi systems yg ada di perusahaan tsb. Seorang pakar ISO9001:2008 pernah bilang: " mendapat sertifikasi ISO9001:2008 itu ibarat baru masuk sekolah TK, baru belajar bicara, belajar pakai baju sendiri, dll.


Banyak perusahaan besar tidak menempatkan logo sertifikasi ISO9001:2008 pd kartu nama dan kop surat perusahaan, alasannya: nama besar perusahaan tsb lebih bernilai daripada logo sertifikasi ISO9001:2008 (bandingkan dgn perusahaan yg terus menerus menonjolkan sertifikasi ISO9001:2008 yg dimilikinya, baik di kartu nama maupun di kop surat).

Salam dari Batam,

Boedi

(masih dlm tahap belajar ISO9001:2008)

----

Sungguh luar biasa response rekan-rekan milist terhadap thread ini (bravo Pak Zul!!!)

Sedikit share dari saya (semoga bermanfaat)

Terjadinya fenomena "simpang bingung" dalam organisasi yang mengadopsi SMM ISO 9001 menurut saya lebih banyak disebabkan oleh pemahaman yang salah terhadap persyaratan-persyaratan ISO 9001.

Keadaan ini sebenarnya juga muncul dikarenakan pemahaman filosofi ISO 9001 dari para "Key Person" program adopsi SMM juga memang lemah. Faktor kemampuan memahami bahasa juga menjadi kendala dalam usaha memahami persyaratan SMM ISO 9001, karena bila ingin benar-benar memahami sebuah paragraph berbahasa Inggris maka kita harus berpikir sebagai orang Inggris.

Tak pelak pula mungkin sebagian besar rekan-rekan praktisi mutu jarang membaca guidance-guidance yang memang sudah disediakan oleh ISO.

Sebagai contoh:

Dalam ISO/TC 176/SC 2/N 525R2 dikatakan bahwa:
Other organizations may require additional procedures, but the size and/or culture of the organization could enable these to be effectively implemented without necessarily being documented. However, in order to demonstrate compliance with ISO 9001:2008, the organization has to be able to provide objective evidence (not necessarily documented) that its QMS has been effectively implemented.

Dalam paragraph di atas dengan sangat gamblang dijelaskan bahwa tidak semua proses wajib didokumentasikan karena ISO telah menyatakan bahwa "setiap organisasi adalah unik". Mungkin banyak rekan-rekan praktisi mutu yang tidak mengetahui bahwa ada ayat-ayat tersebut di atas (ada di www.iso.org).

Karena biasanya dalam benak banyak orang ISO itu "TULIS APA YANG DIKERJAKAN dan KERJAKAN APA YANG DITULIS". Alhasil, karena kurang memahami filosofi ISO maka tibalah rekan-rekan kita di "simpang bingung".

Banyak rekan-rekan praktisi mutu yang pasrah membebankan tanggung-jawab pemahaman filosofi dan ideologi kepada para konsultan. Tidak tertutup kemungkinan para praktisi mutu sendiri panik dalam menterjemahkan arahan konsultan hingga timbul begitu banyak dokumen untuk dijadikan kriteria audit. Kita perlu ingat pula bahwa para konsultan juga memiliki keterbatasan dalam menyampaikan filosofi dan ideologi SMM ISO 9001 terkait dengan limitation project itu sendiri, butuh pro-aktif para rekan-rekan praktisi mutu dalam upaya menggali dan meningkatkan pengetahuan dan strategi dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001.

Memang kita dapat meminimalisir resiko terjebak di simpang bingung dengan cara memilih Konsultan SMM ISO 9001 yang benar-benar menguasai mendalam filosofi dan ideologi SMM ISO 9001. Biasanya konsultan tipe ini sudah masuk dalam kategori Prinsipal Auditor dan biasanya memiliki jam terbang yang lebih dari cukup (dan biasanya cost-nya lumayan bikin kaget-kaget hehehe).

Saya sendiri juga pernah berdiri di simpang bingung (menurut saya hampir semua orang pernah mengalaminya).

Keep U'r spirit all and open U'r mind cause mind likes parachute, it only works when opened.

Salam.
Ridof Saputra


---
Tulisan ini dikutip dari diskusi mailing list QualityClub, sebuah forum diskusi ISO 9000.

Join QualityClub
Subscribe to QualityClub