Komunikasi Internal

Proses komnunikasi internal yang efektif memberikan kontribusi keberhasilan sistem manajemen mutu perusahaan. Sebaliknya, banyak permasalahan muncul akibat saluran komunikasi yang buruk.

ISO 9001:2008 pada 5.5.3 Komunikasi internal menyatakan: Pimpinan puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi terjadi berkaitan dengan keefektifan sistem manajemen mutu

Pimpinan puncak (top management) memegang peran penting proses komunikasi. Ada sejumlah persyaratan ISO9001:2008 yang  menjadi komitmen pimpinan puncak soal komunikasi. Pimpinan puncak diwajibkan mengkomunikasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memastikan:

• pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan  perundangan-undangan serta peraturan-peraturan lain yang berlaku
• kesadaran tentang peryaratan pelanggan ke seluruh jajaran manajemen perusahaan
• tugas dan tangungg jawab personil, sosialisasi relevansi dan pentingnya pekerjaan mereka serta kontribusi mencapai target-target yang telah ditentukan
• perubahan peryaratan produk (jika ada) agar personil yang bersangkutan mengetahui perubahan-perubahan itu.

Keefektifan sistem manajemen mutu ditentukan dalam management review. Oleh sebab itu, hasil management review harus disosialisasikan ke jajaran manajemen perusahaan.

Saluran komunikasi terlaksana dalam berbagai bentuk. Antara lain komunikasi internal dilakukan dengan cara seperti berikut:

• rapat pertemuan (meeting)
• notice board
• E-mail, intranet and web sites
• majalah intern perusahaan/newsletter.

Commitment to Quality

Standar manajemen ISO 9001:2008 mewajibkan top management berperan aktif dalam mengembangkan sistem manajemen mutu iso 9001, mengapa?

Tanpa komitmen top management, sistem manajemen perusahaan yang mengacu manajemen internasional ISO9000 standards dijamin berjalan sia-sia.

Lantas, komitmen macam apa yang harus ditunjukkan top management sebagai bukti bahwa ia mendukung implementasi ISO 9001:2008?

Top management istilah yang sering muncul dalam standar iso 9000. Istilah ini menjurus pada orang (atau group) yang menduduki jajaran tertinggi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Mereka adalah owner, partner perusahaan atau direktur perusahaan.

Top management dituntut untuk menunjukkan komitmennya dengan cara mematuhi peraturan-peraturan iso 9001:2008 sebagaimana tertuang pada 5.1 Management commitment yang isinya antara lain:

• top management wajib memgkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi peraturan perundangan-undangan yang berlaku ke jajaran manajemennya
• top management diwajibkan untuk menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu
• top management diharuskan mengadakan management review sebagai alat untuk menilai kinerja sistem manajemen perusahaan
• top management diharuskan menyediakan sumber daya yang cukup guna mendukung sistem manajemen perusahaan yang efisien dan efektif.

Poin-pon di atas dijelaskan secara rinci dalam standar ISO9001:2008 pada: 

5.2 Fokus Pelanggan (Customer focus)
5.3 Kebijakan Mutu (Quality policy)
5.4.1 Sasaran Mutu (Quality objectives)
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (Quality management system planning)
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang (Responsibility and authority)
5.5.2 Management representative
5.5.3 Komunikasi intern (Internal communication)
5.6 Management review

 Top management diharapkan tidak hanya menunjukkan komitmen tanpa bukti. Notulen rapat yang berisi hal-hal berkaitan dengan sistem manajemen perusahaan dapat digunakan sebagai bukti tanggung jawabnya mendukung sistem manajemen perusahaan berbasis ISO 9001:2008.

The ISO 9001 Family - Global Management Standards

Download Standar ISO, Gratis

Standar ISO dapat di-download melalui blog ini gratis.



Berikut link standar ISO:

ISO 9000
Sistem manajemen mutu - Dasar-dasar dan kosa kata.
Standar ini berisi istilah-istilah atau kosa kata yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu dan prinsip-prinsip manajemen mutu.

ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah standar internasional sistem manajemen mutu.
Standar ini dapat diaplikasikan pada berbagai perusahaan, baik skala besar ataupun kecil. Standar iso 9001 adalah satu-satunya standar ISO terpopuler di dunia. (Baca juga Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download)

ISO 9004:2009
Standar internasional pengelolaan organisasi untuk sukses berkelanjutan-Pendekatan manajemen mutu.
Standar ini disusun sebagai pedoman perusahaan dalam rangka mencapai tujuan melalui pendekatan manajemen. Pada lampiran standar internasional ini tersedia self assessment sebagai alat untuk menilai tingkat maturity manajemen perusahaan. (Baca juga Download ISO 9004:2009)

ISO 14001:2004
Sistem manajemen lingkungan - Persyaratan dan panduan penggunaan
Standar ini adalah  standar internasional manajemen lingkungan yang merupakan standar ISO populer no 2 di dunia setelah SMM iso 9001.  Melalui aplikasi iso 14001, organisasi dapat mengelola aspek-aspek lingkungan dengan cara yang sistematis. (lihat juga video clip ISO 14000)

ISO 22000
Sistem Manajemen Keamanan pangan - Persyaratan untuk organisasi dalam rantai pangan
Standar ini cocok diterapkan perusahaan yang bergerak dibidang industri minuman dan makanan (food and beverages), termasuk mata rantai yang mendukung sektor industri ini.

ISO 27001:2009
Teknologi informasi - Teknik keamanan - Sistem manajemen keamanan informasi - Persyaratan
Standar ini adalah standar sistem manajemen keamanan informasi atau dalam bahasa Inggris information security management system (ISMS).

ISO 19011
Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan.
Standar ini adalah dokumen panduan audit bidang manajemen mutu. Dokumen ini menjadi pedoman auditor manajemen mutu, baik intern perusahaan (auditor internal) maupun auditor eksternal (auditor badan sertifikasi). Sesuai dengan judul standar, dokumen ini digunakan auditor melaksanakan audit pada perusahaan bersertifikat ISO 9001 atau ISO 14001. (Lihat juga ISO 19011:2002: Standar Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan)

ISO 17025
Persyaratan umum untuk kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi.
Standar ini adalah sistem manajemen mutu laboratorium yang merupakan perpaduan persyaratan manajemen dan persyaratan teknis yang wajib dipenuhi suatu laboratorium.