Zulkifli Nasution's blog

Beberapa waktu lalu, saya mendapat kesempatan untuk mendampingi seorang auditor internal dalam pelaksanaan audit internal ISO 9001 di perusahaan tempat ia bekerja. Perusahaan jasa yang berlokasi di kawasan Kuningan, Jakarta Selatan, ini sering menggunakan istilah ASAP dalam permintaan yang ditujukan kepada bagian Pembelian. Permintaan ASAP ini berarti pengadaan barang atau jasa harus diproses secepat mungkin ( ASAP = As Soon As Possible ) karena dianggap mendesak. Sayangnya, praktik ini cukup mengganggu personel pembelian dan berdampak pada kelancaran proses pengadaan itu sendiri. Dalam kegiatan audit internal, saya mengusulkan agar personel yang paling sering menuliskan permintaan ASAP tersebut ditunjuk sebagai auditor internal untuk mengaudit proses pembelian . Tujuannya bukan untuk menyalahkan, melainkan agar yang bersangkutan memahami langsung bagaimana kompleksitas proses pengadaan barang dan jasa. Setelah audit dilakukan, auditor tersebut mulai memahami bahwa proses pembelian t...

Bagi perusahaan yang telah bersertifikat ISO , kegiatan audit merupakan aktivitas rutin yang dilakukan secara berkala untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif dan sesuai dengan standar.  Kegiatan audit internal ISO dapat melibatkan personel dari berbagai jenjang jabatan, mulai dari staf hingga manajer atau senior manager. Keterlibatan manajer atau senior manager sebagai auditor internal memiliki kelebihan sekaligus tantangan. Dari sisi positif, partisipasi mereka menunjukkan komitmen dan dukungan manajemen terhadap penerapan sistem manajemen di perusahaan. Namun demikian, terdapat pula kendala yang perlu diperhatikan. Kehadiran manajer atau senior manager dalam kegiatan audit dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee, seperti rasa khawatir, takut, atau tertekan, sehingga proses audit menjadi kurang optimal. Untuk meminimalkan dampak tersebut, disarankan agar auditor dengan jabatan manajer berpartner dengan auditor yang memiliki jabatan lebih rendah. Pada tah...

Seorang calon auditor internal bertanya kepada saya, apakah diperbolehkan dua auditor melakukan audit pada satu unit kerja (auditee).  Ia merasa belum cukup percaya diri melakukan audit seorang diri.  Saya menjelaskan bahwa audit yang dilakukan oleh dua auditor memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan audit oleh dua auditor Auditor yang belum berpengalaman dapat belajar langsung dari auditor yang lebih berpengalaman. Banyak auditor pemula masih ragu dalam menentukan suatu kondisi termasuk temuan atau bukan, serta dalam menetapkan kategori temuan (major atau minor). Dengan adanya auditor kedua, diskusi dan saling memberi masukan dapat dilakukan. Terkadang auditor juga mengalami kesulitan memahami proses yang diaudit. Kehadiran auditor lain memungkinkan pembagian peran, misalnya satu auditor fokus melakukan wawancara dengan auditee, sementara auditor lainnya membuat catatan. Hal ini menciptakan ruang kolaborasi dan membuat proses audit lebih efektif. Kekurangan audit oleh du...

Dalam suatu kesempatan training auditor internal ISO 9001 di Jakarta, saya terlibat diskusi dengan peserta training tentang orang yang pantas menjadi auditor internal. Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan auditor internal harus independen untuk memastikan obyektivitas dan ketidakberpihakan proses audit. Seorang peserta training mengatakan, Pak Slamet, yang sekarang bekerja di bagian Marketing, cocok melakukan audit Dept Purchasing sebab dia pernah bekerja dibagian Purchasing beberapa tahun lalu. Peserta training itu melanjutkan argumennya, pak Slamet mengetahui seluk beluk proses purchasing dengan baik sehingga proses audit akan mudah menemukan ketidaksesuaian audit. Saya berpendapat, seorang auditor internal yang baik adalah ia yang sedikit tahu tentang proses yang akan diauditnya. Seseorang yang semakin banyak tahu tentang area yang akan diaudit, dirinya akan cenderung melakukan audit berdasarkan opininya dan bukan berdasarkan persyaratan standar ISO 9001 atau aturan prosedur. Baca jug...

Training online auditor internal ISO 9001:2015 Training online auditor internal ISO 9001:2015 berlangsung selama satu hari secara online. Training ini ditujukan bagi Anda yang akan menjadi auditor internal sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Dalam training dipaparkan dua topik utama yakni  Pemahaman standar ISO 9001:2015 . Penjelasan persyaratan ISO 9001;2015 disertai dengan contoh-contoh dokumen agar mudah dipahami dan dipraktekan di perusahaan tempat Anda bekerja  Teknik-teknik audit dengan mengacu standar audit ISO 19011:2018 . Penyusunan program audit, jadwal audit, ceklist audit, sampai dengan pembuatan laporan audit diajarkan dalam training ini. Workshop audit menggunakan bantuan contoh dokumen audit agar memahami dalam praktek audit internal  Training dimulai dari pukul 9.00 sd 15.00 WIB dan trainer: Zulkifli Nasution (Sintegral Consulting) Hari/tgl: Selasa, 25 April 2024 Investasi: Rp. 1.700.000,-. Biaya ini sudah termasuk Materi training (softcopy) Sertifikat au...

Ada sejumlah dokumen yang perlu kita siapkan untuk melaksanakan kegiatan audit internal ISO 9001. Salah satu dokumen yang perlu disiapkan auditor internal adalah dokumen checklist audit . Dokumen ini berguna sebagai panduan saat auditor melakukan review proses, mengkaji dokumen dan memastikan kesesuaian hasil review  dengan standar manajemen mutu ISO 9001. Namun, ada kendala dalam menyusun checklist audit. Hambatan utama disebabkan auditor kurang memahami persyaratan standar ISO 9001 itu sendiri. Padahal, checklist audit memuat pertanyaan-pertanyaan yang berasal dari persyaratan standar ISO 9001. Kini dengan kemajuan teknologi kita bisa membuat checklist audit ISO 9001 lebih mudah. Caranya kita bisa gunakan AI atau Artificial Intelligence . Kita bisa buat daftar pertanyaan audit dengan menggunakan ChatGPT (Open AI). Berikut ini contoh checklist audit ISO 9001 yang disusun anggota QualityClub, grup ISO yang saya kelola, dengan bantuan Chat GPT: Sumber QualityClub Dibawah ini contoh ...

Standar audit ISO 19011 merupakan pedoman auditor internal ISO, di dalamnya terdapat panduan untuk menjadi auditor internal ISO yang ideal. ISO 19011 menyajikan sejumlah atribut, karakter atau sifat yang sebaiknya dimiliki seorang auditor internal ISO. Beberapa karakter auditor ISO ingin saya ketahui dan karenanya saya membuat riset dalam bentuk polling di grup QualityClub, forum ISO Indonesia via WhatsApp Grup, untuk mengetahui pandangan anggota grup tentang sifat yang seharusnya dimiliki seorang auditor internal ISO. Poll: Sifat penting apa sajakah yang seharusnya dimiliki seorang auditor internal? Beretika (fair, jujur) Open minded (menerima masukan) Diplomatis Curious (rasa ingin tahu) Hasil: Baca juga:   ISO 9001: Auditor Harus Independen  

Tahapan Sertifikasi ISO 9001 yang Perlu Diketahui Perusahaan Masih banyak perusahaan yang belum memahami tahapan sertifikasi ISO 9001. Padahal, setelah SOP ISO 9001 disusun, diterapkan, dievaluasi, dan disempurnakan sesuai kondisi perusahaan, langkah selanjutnya adalah mengikuti proses sertifikasi ISO 9001. Lalu, apa saja tahapan dalam proses sertifikasi tersebut? Proses Sertifikasi ISO 9001 Dalam proses sertifikasi ISO, terdapat dua tahapan audit utama, yaitu audit stage 1 dan audit stage 2. Audit Stage 1 (Pre-Audit) Audit stage 1 merupakan tahap awal atau pre-audit yang dilakukan oleh auditor eksternal sebelum memasuki audit final. Pada tahap ini, auditor berfokus pada pemeriksaan kesiapan dan kelengkapan dokumen ISO yang telah disusun perusahaan. Pemeriksaan mencakup kesesuaian dokumen dengan persyaratan yang ditetapkan dalam standar ISO 9001. Hasil dari audit stage 1 adalah laporan audit yang berisi rekomendasi kesiapan perusahaan untuk melanjutkan ke audit stage 2. Jika perusahaan...

Hari ini saya ikut mendampingi klien menghadapi proses sertifikasi ISO 27001 , standard internasional keamanan informasi. Klien yang saya dampingi bergerak di bidang jasa telekomunikasi di Bogor. Perusahaan yang baru berdiri dua tahun ini telah memiliki dua sertifikat bertaraf internasional ISO 9001 (manajemen mutu) dan ISO 45001 (manajemen K3) Yang menarik adalah audit sertifikasi dilaksanakan secara daring (online), bukan berhadap-hadapan atau tatap muka antara auditor dan auditee secara fisik (Catatan: Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang atau unit kerja yang diaudit). Pada umumnya, kegiatan audit sertifikasi berlangsung secara tatap muka, auditor mengulik dokumen dan mencari informasi serta bukti-bukti. Namun, audit yang saya saksikan hari ini berbeda. Kondisi pandemi covid-19 tidak memungkinkan audit sertifikasi ISO dilaksanakan secara onsite atau tatap muka secara fisik. Pasalnya, risiko  terinfeksi virus covid-19 sangat tinggi jika audito...

Checklist audit dokumen yang sering digunakan saat pelaksanaan audit ISO. Sebelum melakukan audit, auditor menyiapkan checklist untuk membantu dirinya saat melakukan audit. Checklist memuat daftar pertanyaan yang nantinya ditanyakan kepada auditee atau orang yang diaudit. Apabila Anda melakukan audit sesuai standar ISO 9001:2015, maka daftar pertanyaan yang tertera dalam checklist audit tentunya daftar pertanyaan yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Checklist audit berfungsi sebagai time keeper. Maksudnya, dengan bantuan checklist waktu audit diharapkan berlangsung sesuai waktu yang telah ditentukan. Khusus bagi auditor pemula, checklist sangat bermanfaat. Sebab itu, saya membagikan contoh berbagai daftar pertanyaan yang bisa Anda gunakan sebagai checklist audit. Untuk melihat checklist audit, klik arsip No. 93: Free checklist audit di blog QualityClub Baca juga Pedoman Audit ISO 19011:2018 Terbaru

Komite Akreditasi Nasional (KAN) telah menetapkan kebijakan yang salah satunya memperbolehkan lembaga sertifikasi melakukan remote audit dalam masa pandemik Covid-19 sekarang ini. Apabila perusahaan Anda bekerja sama dengan lembaga sertifikasi yang terakreditasi KAN, Anda bisa meminta opsi remote audit atau audit jarak jauh sebagai upaya menjaga kesehatan, keselamatan dan keamanan serta mengurangi risiko penyebaran COVID-19 kepada personel yang terlibat dalam proses sertifikasi. Diskusikan dengan pihak badan sertifikasi Anda. Kebijakan KAN bisa dibaca dan di-download:  Kebijakan Komite Akreditasi Nasional Terkait Antisipasi Dampak Covid-19 (Novel Coronavirus) Terhadap Proses Akreditasi dan Penilaian Kesesuaian.

Mendepatkan sertifikat ISO 9001:2015 banyak persyaratannya. Salah satu aturan yang harus dimiliki perusahaan yang menuju sertifikasi ISO 9001:2015 adalah memiliki auditor internal dan menjalankan kegiatan audit secara teratur. Pertanyaannya, apakah dengan terbitnya versi terbaru ISO 9001:2015 terdapat perubahan pelaksanaan audit, khususnya tentang dokumentasi audit? Jawabannya: tidak. Penerapan audit, baik penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 versi 2008  (versi lama) maupun penerapan audit ISO 2015 tidak berubah. Dokumen audit ISO 9001:2015 pun tidak berubah, tetap dibutuhkan formulir misalnya jadwal audit, checklist audit dan formulir laporan audit (biasa orang menggunakan form laporan audit dengan judul form CAR atau Corrective Action Report Form). Kesimpulannya, kegiatan audit tidak berubah dengan terbitnya versi terbaru sistem mutu ISO 9001:2015. Jalankan audit mutu internal secara teratur seperti biasa. Baca juga: Seperti apa pertanyaan audit ISO 9001...

Peran auditor internal ISO dalam penerapan sistem manajemen mutu iso 9000 sangat penting, namun jabatan ini kurang diminati. Apa sebabnya? Seperti diketahui, kegiatan audit merupakan kegiatan wajib dalam adaptasi iso 9000. Tujuan kegiatan audit internal untuk  menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu perusahaan dalam mencapai kebijakan dan sasaran perusahaan. Apabila dirasa tidak tercapai, diambil langkah-langkah perbaikan kinerja sistem. Melalui mekanisme sistem audit internal ISO,  hal ini memungkinkan sistem yang berlandaskan perbaikan secara kontinyu.