Zulkifli Nasution's blog

    Salah satu pertanyaan yang sering muncul saat membahas audit ISO 9001 adalah tentang perbedaan antara temuan Major , Minor , dan Observasi . Tidak jarang terjadi perbedaan persepsi mengenai ketiga kategori ini. Perlu dipahami bahwa dalam audit internal, kategori temuan umumnya ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Namun, secara praktis, pembagian berikut dapat digunakan sebagai acuan: 1. Temuan Major Temuan major menunjukkan bahwa suatu persyaratan standar ISO tidak didokumentasikan dan juga tidak diterapkan. Contoh: Perusahaan tidak memiliki prosedur audit internal. Audit internal tidak pernah dilaksanakan. Temuan seperti ini menunjukkan adanya kegagalan sistem dalam memenuhi persyaratan standar. 2. Temuan Minor Temuan minor terjadi ketika persyaratan standar ISO hanya terpenuhi sebagian. Misalnya: Prosedur sudah dibuat, tetapi tidak dijalankan. Praktik sudah dijalankan, tetapi belum didokumentasikan. Contoh yang sering ditemukan adalah pen...

     Audit ISO Mengurangi Hambatan Antardepartemen Permintaan “ASAP” sering dianggap solusi cepat—padahal, dalam praktiknya, justru bisa menjadi sumber masalah dalam proses pengadaan. Beberapa waktu lalu, saya berkesempatan mendampingi seorang auditor internal dalam audit ISO 9001 di sebuah perusahaan jasa di kawasan Kuningan, Jakarta Selatan. Di perusahaan ini, istilah ASAP (As Soon As Possible) kerap digunakan dalam permintaan ke bagian Pembelian untuk menandai kebutuhan yang dianggap mendesak. Masalahnya, penggunaan ASAP yang terlalu sering membuat tim pembelian harus terus-menerus mengubah prioritas. Proses yang seharusnya berjalan terstruktur menjadi terganggu, bahkan berpotensi memperlambat keseluruhan alur pengadaan. Dalam audit tersebut, saya mengusulkan pendekatan yang berbeda: menunjuk salah satu karyawan yang paling sering mengajukan permintaan ASAP sebagai auditor internal untuk mengaudit proses pembelian. Tujuannya bukan untuk menyalahkan, melainkan agar ia ...

Bagi perusahaan yang telah bersertifikat ISO , kegiatan audit merupakan aktivitas rutin yang dilakukan secara berkala untuk memastikan sistem manajemen tetap berjalan efektif dan sesuai dengan standar internasional yang diadopsi.  Kegiatan audit internal ISO dapat melibatkan personel dari berbagai jenjang jabatan, mulai dari staf hingga manajer atau bahkan senior manager. Keterlibatan manajer atau senior manager sebagai auditor internal memiliki kelebihan sekaligus tantangan. Dari sisi positif, partisipasi mereka menunjukkan komitmen dan dukungan manajemen terhadap penerapan sistem manajemen di perusahaan. Namun demikian, terdapat pula kendala yang perlu diperhatikan. Kehadiran manajer atau senior manager dalam kegiatan audit dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee, seperti rasa khawatir, takut, atau tertekan, sehingga proses audit menjadi kurang optimal. Untuk meminimalkan dampak tersebut, disarankan agar auditor dengan jabatan manajer berpartner dengan auditor yang memi...

Seorang calon auditor internal bertanya kepada saya, apakah diperbolehkan dua auditor melakukan audit pada satu unit kerja (auditee).  Ia merasa belum cukup percaya diri melakukan audit seorang diri.  Saya menjelaskan bahwa audit yang dilakukan oleh dua auditor memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan audit oleh dua auditor Auditor yang belum berpengalaman dapat belajar langsung dari auditor yang lebih berpengalaman. Banyak auditor pemula masih ragu dalam menentukan suatu kondisi termasuk temuan atau bukan, serta dalam menetapkan kategori temuan (major atau minor). Dengan adanya auditor kedua, diskusi dan saling memberi masukan dapat dilakukan. Terkadang auditor juga mengalami kesulitan memahami proses yang diaudit. Kehadiran auditor lain memungkinkan pembagian peran, misalnya satu auditor fokus melakukan wawancara dengan auditee, sementara auditor lainnya membuat catatan. Hal ini menciptakan ruang kolaborasi dan membuat proses audit lebih efektif. Kekurangan audit oleh du...

Dalam suatu kesempatan training auditor internal ISO 9001 di Jakarta, saya terlibat diskusi dengan peserta training tentang orang yang pantas menjadi auditor internal. Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan auditor internal harus independen untuk memastikan obyektivitas dan ketidakberpihakan proses audit. Seorang peserta training mengatakan, Pak Slamet, yang sekarang bekerja di bagian Marketing, cocok melakukan audit Dept Purchasing sebab dia pernah bekerja dibagian Purchasing beberapa tahun lalu. Peserta training itu melanjutkan argumennya, pak Slamet mengetahui seluk beluk proses purchasing dengan baik sehingga proses audit akan mudah menemukan ketidaksesuaian audit. Saya berpendapat, seorang auditor internal yang baik adalah ia yang sedikit tahu tentang proses yang akan diauditnya. Seseorang yang semakin banyak tahu tentang area yang akan diaudit, dirinya akan cenderung melakukan audit berdasarkan opininya dan bukan berdasarkan persyaratan standar ISO 9001 atau aturan prosedur. Baca jug...

Training online auditor internal ISO 9001:2015 Training online auditor internal ISO 9001:2015 berlangsung selama satu hari secara online. Training ini ditujukan bagi Anda yang akan menjadi auditor internal sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Dalam training dipaparkan dua topik utama yakni  Pemahaman standar ISO 9001:2015 . Penjelasan persyaratan ISO 9001;2015 disertai dengan contoh-contoh dokumen agar mudah dipahami dan dipraktekan di perusahaan tempat Anda bekerja  Teknik-teknik audit dengan mengacu standar audit ISO 19011:2018 . Penyusunan program audit, jadwal audit, ceklist audit, sampai dengan pembuatan laporan audit diajarkan dalam training ini. Workshop audit menggunakan bantuan contoh dokumen audit agar memahami dalam praktek audit internal  Training dimulai dari pukul 9.00 sd 15.00 WIB dan trainer: Zulkifli Nasution (Sintegral Consulting) Hari/tgl: Selasa, 25 April 2024 Investasi: Rp. 1.700.000,-. Biaya ini sudah termasuk Materi training (softcopy) Sertifikat au...

Checklist Audit ISO 9001: Cara Mudah Menyusunnya dengan Bantuan AI Dalam pelaksanaan audit internal ISO 9001, terdapat sejumlah dokumen yang perlu dipersiapkan. Salah satu dokumen penting yang harus dimiliki oleh auditor internal adalah **checklist audit**. Checklist audit berfungsi sebagai panduan bagi auditor dalam meninjau proses, mengkaji dokumen, serta memastikan kesesuaian antara praktik yang berjalan dengan persyaratan standar manajemen mutu ISO 9001. Namun, dalam praktiknya, menyusun checklist audit bukanlah hal yang mudah. Salah satu kendala utama adalah kurangnya pemahaman auditor terhadap persyaratan standar ISO 9001 itu sendiri. Padahal, setiap pertanyaan dalam checklist audit seharusnya mengacu langsung pada klausul-klausul dalam standar tersebut. Seiring dengan perkembangan teknologi, proses ini kini dapat dilakukan dengan lebih mudah. Auditor dapat memanfaatkan **Artificial Intelligence (AI)**, seperti ChatGPT dari OpenAI, untuk membantu menyusun daftar pertanyaan audit ...

Standar audit ISO 19011 merupakan pedoman bagi auditor internal ISO, yang memuat panduan untuk menjadi auditor internal yang ideal. ISO 19011 juga menguraikan sejumlah atribut, karakter, atau sifat yang sebaiknya dimiliki oleh seorang auditor internal. Untuk memahami karakter auditor yang dianggap penting, saya melakukan riset dalam bentuk polling di grup QualityClub—forum ISO Indonesia melalui WhatsApp—guna mengetahui pandangan anggota terkait sifat yang seharusnya dimiliki oleh auditor internal ISO. Poll:  Sifat penting apa sajakah yang seharusnya dimiliki seorang auditor internal? Beretika (fair, jujur) Open minded (menerima masukan) Diplomatis Curious (rasa ingin tahu) Hasil: Baca juga:   ISO 9001: Auditor Harus Independen  

Tahapan Sertifikasi ISO 9001 yang Perlu Diketahui Perusahaan Masih banyak perusahaan yang belum memahami tahapan sertifikasi ISO 9001. Padahal, setelah SOP ISO 9001 disusun, diterapkan, dievaluasi, dan disempurnakan sesuai kondisi perusahaan, langkah selanjutnya adalah mengikuti proses sertifikasi ISO 9001. Lalu, apa saja tahapan dalam proses sertifikasi tersebut? Proses Sertifikasi ISO 9001 Dalam proses sertifikasi ISO, terdapat dua tahapan audit utama, yaitu audit stage 1 dan audit stage 2. Audit Stage 1 (Pre-Audit) Audit stage 1 merupakan tahap awal atau pre-audit yang dilakukan oleh auditor eksternal sebelum memasuki audit final. Pada tahap ini, auditor berfokus pada pemeriksaan kesiapan dan kelengkapan dokumen ISO yang telah disusun perusahaan. Pemeriksaan mencakup kesesuaian dokumen dengan persyaratan yang ditetapkan dalam standar ISO 9001. Hasil dari audit stage 1 adalah laporan audit yang berisi rekomendasi kesiapan perusahaan untuk melanjutkan ke audit stage 2. Jika perusahaan...

Hari ini saya ikut mendampingi klien menghadapi proses sertifikasi ISO 27001 , standard internasional keamanan informasi. Klien yang saya dampingi bergerak di bidang jasa telekomunikasi di Bogor. Perusahaan yang baru berdiri dua tahun ini telah memiliki dua sertifikat bertaraf internasional ISO 9001 (manajemen mutu) dan ISO 45001 (manajemen K3) Yang menarik adalah audit sertifikasi dilaksanakan secara daring (online), bukan berhadap-hadapan atau tatap muka antara auditor dan auditee secara fisik (Catatan: Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang atau unit kerja yang diaudit). Pada umumnya, kegiatan audit sertifikasi berlangsung secara tatap muka, auditor mengulik dokumen dan mencari informasi serta bukti-bukti. Namun, audit yang saya saksikan hari ini berbeda. Kondisi pandemi covid-19 tidak memungkinkan audit sertifikasi ISO dilaksanakan secara onsite atau tatap muka secara fisik. Pasalnya, risiko  terinfeksi virus covid-19 sangat tinggi jika audito...

Checklist audit dokumen yang sering digunakan saat pelaksanaan audit ISO. Sebelum melakukan audit, auditor menyiapkan checklist untuk membantu dirinya saat melakukan audit. Checklist memuat daftar pertanyaan yang nantinya ditanyakan kepada auditee atau orang yang diaudit. Apabila Anda melakukan audit sesuai standar ISO 9001:2015, maka daftar pertanyaan yang tertera dalam checklist audit tentunya daftar pertanyaan yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Checklist audit berfungsi sebagai time keeper. Maksudnya, dengan bantuan checklist waktu audit diharapkan berlangsung sesuai waktu yang telah ditentukan. Khusus bagi auditor pemula, checklist sangat bermanfaat. Sebab itu, saya membagikan contoh berbagai daftar pertanyaan yang bisa Anda gunakan sebagai checklist audit. Untuk melihat checklist audit, klik arsip No. 93: Free checklist audit di blog QualityClub Baca juga Pedoman Audit ISO 19011:2018 Terbaru

Komite Akreditasi Nasional (KAN) telah menetapkan kebijakan yang salah satunya memperbolehkan lembaga sertifikasi melakukan remote audit dalam masa pandemik Covid-19 sekarang ini. Apabila perusahaan Anda bekerja sama dengan lembaga sertifikasi yang terakreditasi KAN, Anda bisa meminta opsi remote audit atau audit jarak jauh sebagai upaya menjaga kesehatan, keselamatan dan keamanan serta mengurangi risiko penyebaran COVID-19 kepada personel yang terlibat dalam proses sertifikasi. Diskusikan dengan pihak badan sertifikasi Anda. Kebijakan KAN bisa dibaca dan di-download:  Kebijakan Komite Akreditasi Nasional Terkait Antisipasi Dampak Covid-19 (Novel Coronavirus) Terhadap Proses Akreditasi dan Penilaian Kesesuaian.

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 memerlukan berbagai persyaratan. Salah satu persyaratan yang harus dipenuhi perusahaan adalah memiliki auditor internal dan melaksanakan audit secara berkala. Pertanyaannya, apakah terbitnya ISO 9001:2015 membawa perubahan dalam pelaksanaan audit, khususnya terkait dokumentasi audit? Jawabannya, tidak ada perubahan yang signifikan. Secara umum, pelaksanaan audit internal pada ISO 9001:2015 tetap sama seperti pada ISO 9001:2008. Dokumen audit yang digunakan pun masih serupa, seperti jadwal audit, checklist audit, dan formulir laporan audit atau Corrective Action Report (CAR) . Dengan demikian, perusahaan tetap perlu menjalankan audit mutu internal secara teratur sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Baca juga: Seperti apa pertanyaan audit ISO 9001:2015? Ini contohnya. Download checklist Audit ISO 14001:2015 Sepuluh Kendala Audit Internal

Mengapa Jabatan Auditor Internal ISO Kurang Diminati? Di banyak perusahaan, auditor internal ISO memegang peran penting dalam menjaga efektivitas sistem manajemen mutu. Ironisnya, posisi yang strategis ini justru sering dihindari karyawan. Mengapa jabatan auditor internal kurang diminati? Sebagaimana diketahui, audit internal merupakan kegiatan wajib dalam penerapan ISO 9000. Tujuan audit internal adalah menilai efektivitas sistem manajemen mutu perusahaan dalam mencapai kebijakan dan sasaran yang telah ditetapkan. Jika ditemukan ketidaksesuaian atau target yang belum tercapai, perusahaan dapat segera mengambil langkah perbaikan. Melalui mekanisme audit internal, sistem manajemen mutu dapat terus berkembang berdasarkan prinsip perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Pelaksanaan audit internal dilakukan oleh auditor internal ISO, yaitu karyawan yang ditunjuk manajemen perusahaan untuk menjalankan fungsi audit secara berkala, minimal satu kali dalam setahun. Penunjukan auditor ...