Zulkifli Nasution's blog

Dalam praktek ISO pengelolaan dokumen gampang-gampang susah. Saya kerap mendapat pertanyaan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen. Pertanyaannya, apa bukti bahwa kita sudah melakukan review terhadap dokumen ISO misalnya SOP? Seperti kita tahu bahwa penerapan standardisasi ISO 9001 membutuhkan banyak dokumen seperti manual, SOP  dan Instruksi kerja. Semua dokumen ini menjadi panduan kerja sehari-hari. Kita ambil contoh SOP Pembelian. SOP ini menjelaskan urutan proses pembelian, mulai dari permintaan barang sampai dengan datang dan diterima oleh pihak yang meminta barang. SOP Pembelian memberi panduan kepada kita cara mengelola pembelian barang dan jasa  dengan benar. Dengan berjalannya waktu tentu bisa terjadi perubahan urutan kerja proses pembelian. Perubahan didasarkan atas berbagai faktor. Maka SOP pembelian  perlu kita perbaharui sehingga isi SOP pembelian sesuai dengan perubahan yang telah disepakati.  Standar ISO 9001 menghendaki dokumen harus selalu up to...

Sistem manajemen dokumen ISO di berbagai perusahaan Indonesia mengikuti struktur atau piramida dokumen ISO seperti gambar di bawah ini: Penjelasan tiap-tiap dokumen dalam piramida dokumen ISO di atas adalah sebagai berikut: Manual memuat kebijakan-kebijakan perusahaan, struktur organisasi, bisnis proses dan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu Standard Operation Procedure atau SOP merupakan panduan kerja yang melibatkan berbagai departemen. Working Instruction (WI) atau Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan aturan kerja secara rinci. Instruksi kerja umumnya hanya berlaku di satu unit kerja. Formulir atau rekaman adalah dokumen jenis khusus. Dokumen ini menunjukkan bukti telah dilaksanakannya suatu kegiatan. Tingkatan dokumen iso di atas adalah hirarki yang sering digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.  Namun, jika Anda memiliki sistem tingkatan dokumentasi yang cocok dengan kebijakan perusahaan tempat Anda bekerja, tentu tingkatan dok...

Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat komunikasi. Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat bukti Dokumen sebagai " knowledge sharing " 1. Dokumen sebagai alat komunikasi Dalam sebuah dokumen (quality document) termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan. Contohnya dokumen yang memuat perencanaan, dokumen yang berisi daftar sediaan, dokumen yang memuat riwayat pelatihan, dll. 2. Dokumen sebagai alat bukti Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang. Checksheet adalah dokumen. 3. Dokumen sebagai " knowledge sharing " Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya. Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya agar do...