ISO 9001:2015 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan

ISO 9001:2015, klausul 4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan Karena pengaruh atau pengaruh potensial pada kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan produk dan jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan serta peraturan dan perundang-undangan,  Organisasi harus menentukan: pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu; persyaratan dari pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang pihak berkepentingan ini dan persyaratan mereka yang relevan. Sumber: SNI ISO 9001:2015

 

Mengidentifikasi pihak-pihak berkepentingan merupakan sebuah proses untuk memahami konteks organisasi (lihat ISO 9001: 2015 Konteks Organisasi)

 

Pihak-pihak berkepentingan yang dimaksud adalah orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi. dipengaruhi, atau menganggap dirinya terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan.  Contoh pihak-pihak berkepentiingan antara lain pelanggan, karyawan, vendor (supplier), asosiasi, kompetitor , pemerintah (legislator), dan pihak-pihak lainnya. 

Mereka semua memiliki kepentingan terhadap perusahaan maka kebutuhan dan harapan mereka patut dipenuhi. Para pemangku kepentingan dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap keberlanjutan perusahaan bilamana kebutuhan dan harapan mereka tidak dipenuhi.

Daftar pihak berkepentingan tidaklah  sama antara satu perusahaan dan perusahaan lainnya. Meski demikian, menjawab sejumlah pertanyaan di bawah ini dapat membantu mengenali dan menetapkan para pemangku kepentingan perusahaan tempat kita bekerja yakni :

1. Apakah individu atau organisasi (pihak-pihak berkepentingan) memiliki pengaruh terhadap kinerja perusahaan?
2. Apakah individu atau organisasi memiliki kemampuan untuk menciptakan risiko dan peluang bagi perusahaan?
3. Apakah individu  atau organisasi memiliki kemampuan mempengaruhi perusahaan melalui keputusan atau kegiatan mereka?
4. Apakah individu atau organisasi mempunyai dampak penting pada pasar?

Pihak-pihak berkepentingan antara lain sebagai berikut:

• customers;
• end users or beneficiaries;
• joint venture partners;
• franchisors;
• owners of intellectual property;
• parent and subsidiary organizations;
• owners, shareholders;
• bankers;
• unions;
• external providers;
• employees and others working on behalf of the organization;
• statutory and regulatory authorities (local, regional, national or international);
• trade and professional associations;
• local community groups;
• non-governmental organizations;
• neighbouring organizations;
• competitors.

(Sumber ISO 9001:2015 for Small Enterprises – What to do? Advice from ISO/TC 176)

Bagaimana cara menentukan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan?
Sebenarnya banyak cara yang dapat dilakukan untuk menentukan pihak berkepentingan. Setidaknya ini beberapa cara yang bisa diadopsi dan diterapkan:

• mengkaji peraturan perundangan misalnya oleh bagian Legal atau pihak yang ditunjuk mereview peraturan perundangan (ijin, lisensi, dll)
• melakukan kajian kontrak pelanggan yang telah ditanda tangani
• ikut berpartisipasi pada asosiasi yang relevan
• benchmarking
• market surveillance;
• reviewing supply chain relationships
• conducting customer or user surveys
• kesepakatan dengan masyarakat sekitar
• dll

Contoh tabel pihak-pihak berkepentingan  ISO 9001:2015 ini dapat diadopsi dan digunakan di perusahaan

Mengenali kebutuhan dan harapan para pihak berkepentingan merupakan hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal ini bergantung dari produk atau jasa yang disediakan perusahaan.

Selain itu kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan berubah dari waktu ke waktu sesuai perkembangan pasar. Sebab itu, ISO 9001:2015 mewajibkan kaji ulang kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan dalam kurun waktu yang telah ditentukan manajemen perusahaan agar sistem manajemen perusahaan selalu terus berkembang dan dinamis.

Baca juga

• ISO 9001: 2015 Konteks Organisasi (isu internal dan eksternal)
• Siapa Saja Pihak-Pihak Berkepentingan ISO 9001:2015?

ISO 9001: 2015 Konteks Organisasi (isu internal dan eksternal)

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan  4. Konteks organisasi  4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi   Organisasi harus menentukan masalah internal dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan arahan strategis yang dapat berpengaruh pada kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan dari penerapan sistem manajemen mutu. Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang isu internal dan eksternal.  Sumber SNI ISO 9001:2015

Penjelasan

Konteks organisasi yang dimaksud dalam persyaratan ISO 9001:2015 megacu  permasalahan internal dan eksternal suatu organisasi atau perusahaan. Permasalahan internal dan eksternal atau biasa disebut sebagai isu internal dan eksternal merupakan aspek yang perlu dipertimbangkan dalam mengembangkan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan ISO 9001:2015.

Memahami konteks organisasi

Pertama-tama kita harus mengenal dan memahami konteks organisasi perusahaan tempat kita bekerja. Memahami konteks organisasi merupakan langkah penting dalam menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan itu sendiri. Dengan memahami konteks organisasi dengan baik, kita dapat mengembangkan strategi yang tepat, menetapkan tujuan yang sesuai, dan mengidentifikasi risiko serta peluang yang dapat memengaruhi kinerja dan keberhasilan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan serta mematuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku.

 

Dari mana kita bisa tahu konteks organisasi perusahaan?

Informasi mengenai isu internal dan eksternal dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti melalui pertemuan dengan dengan pelanggan dan pihak berkepentingan yang relevan (stakeholder), publikasi profesional dan teknis, konferensi, pertemuan, dan asosiasi profesional. Isu internal dan eksternal bisa juga kita peroleh dari hasil kajian dokumen internal perusahaan.

Contoh isu internal dan eksternal 

Contoh isu internal dan eksternal yang yang mungkin relevan dengan konteks organisasi tempat Anda bekerja dapat mencakup hal-hal berikut di bawah ini.

Isu internal dapat meliputi isu-isu terkait:

1. kinerja perusahaan secara keseluruhan;
2. faktor sumber daya, seperti infrastruktur (sarana dan prasarana), lingkungan operasional, product knowledge
3. kompetensi personil, perilaku dan budaya organisasi, hubungan antarpekerja
4. faktor operasional seperti kemampuan proses atau produksi dan penyediaan layanan, tingkat kepuasan pelanggan;
5. faktor tata kelola organisasi, seperti aturan dan prosedur pengambilan keputusan atau prrubahan struktur organisasi
6. dll

Isu eksternal dapat meliputi isu-isu terkait:

1. faktor ekonomi seperti nilai tukar uang, kondisi ekonomi nasional atau global, tingkat inflasi, ketersediaan kredit;
2. faktor sosial seperti tingkat pengangguran lokal, tingkat pendidikan, hari libur dan hari kerja;
3. faktor politik seperti stabilitas politik, infrastruktur, perjanjian perdagangan internasional;
4. faktor teknologi seperti teknologi sektor baru, material dan peralatan, masa berlaku paten, kode etik profesi;
5. faktor pasar seperti persaingan, termasuk pangsa pasar organisasi, produk atau layanan serupa, tren pemimpin pasar, stabilitas pasar, hubungan mata rantai pasokan (supply chain);
6. faktor peraturan perundangan yang mempengaruhi operasional kerja seperti peraturan serikat pekerja dan peraturan tertentu terkait industri;
7. dll

Dokumen konteks organisasi

Banyak cara mendokumentasikan konteks organisasi atau isu internal dan eksternal. Isu internal dan eksternal bisa dituangkan atau dibuat dengan metode SWOT analisa (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) atau menggunakan metode PESTLE analis (Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental) dan cara-cara lain yang cocok bagi perusahaan.

Contoh mudah untuk menuangkan isu internal dan eksternal dalam rangka memehuni persyaratan ISO 9001:2015, klausul 4.1 Konteks Organisasi dapat dilihat pada tabel isu internal dan eksternal 

Lihat juga 

• ISO 9001:2015 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan
• Website ISO 9001:2015 (bahasa Indonesia)

Apa dan Untuk Siapa ISO 42001 Standar AI

Apa itu ISO 42001?
ISO 42001 adalah standar internasional yang memuat persyaratan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan Sistem Manajemen Kecerdasan Buatan (SMKB) dalam perusahaan. ISO/IEC 42001 merupakan standar sistem manajemen AI yang pertama di dunia

ISO 42001 dirancang untuk perusahaan yang menyediakan atau memanfaatkan produk atau layanan berbasis AI dengan tujuan untuk memastikan pengembangan dan penggunaan sistem AI yang bertanggung jawab.

Mengapa ISO 42001 penting?
ISO 42001 membantu perusahaan mengatasi tantangan unik yang ditimbulkan oleh AI, seperti pertimbangan etis, transparansi, dan pembelajaran berkelanjutan.

Selain itu, ISO 42001 memberikan panduan dan cara yang terstruktur untuk mengelola risiko dan peluang yang terkait dengan AI, serta menyeimbangkan inovasi dan tata kelola.

Untuk siapa ISO 42001?
ISO 42001 dapat diadopsi organisasi atau perusahaan dengan berbagai ukuran atau skala yang terlibat dalam pengembangan, penyediaan, penggunaan produk atau layanan berbasis AI.

Apa tujuan ISO 42001?
Standar ISO 42001 menawarkan panduan komprehensif yang dibutuhkan perusahaan untuk menggunakan AI secara bertanggung jawab dan efektif.

ISO 42001 dirancang untuk mencakup berbagai aspek kecerdasan buatan dan berbagai aplikasi yang mungkin dijalankan suatu organisasi atau perusahaan, hal ini memberikan pendekatan terpadu untuk mengelola proyek AI, mulai dari penilaian risiko hingga penanganan risiko yang efektif.

Apa manfaat utama menerapkan ISO 42001?

• menjamin penggunaan kecerdasan buatan yang etis dan bertanggung jawab.
• meningkatkan reputasi perusahaan dan meningkatkan kepercayaan pada aplikasi AI.
• mendukung kepatuhan terhadap standar hukum dan peraturan yang terkait aspek AI.
• dapat mengelola risiko spesifik AI secara efektif.
• dapat mengidentifikasi peluang dan mendorong inovasi secara terstruktur.

Baca juga

• Ini Dia ISO 42001 Sistem Manajemen Kecerdasaan Buatan (Artificial Intelligence) 

Ini Dia ISO 42001 Sistem Manajemen Kecerdasaan Buatan (Artificial Intelligence)

Belakangan ini setiap baca berita pasti muncul berita tentang kecerdasan buatan (artificial intelligence atau AI).  AI menawarkan potensi luar biasa untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas hidup manusia. Contohnya AI bisa digunakan untuk mendeteksi kanker melalui analisis gambar, AI bisa untuk memprediksi gempa bumi, membantu pengembangan robot, dll. 

Sebagai konsultan ISO, saya menggunakan AI sebatas menggunakan ChatGPT saja untuk membuat materi pelatihan dan konsultasi. Hasilnya,  AI banyak manfaatnya mendukung kerjaaan saya sehari-hari.

Selain memberi manfaat,  AI ternyata membawa risiko. Ada sejumlah kasus yang berdampak buruk. Misalnya baru-baru ini ada penyalahgunaan video deepfake melaui penyalahgunaan AI,  pengenalan wajah yang tidak pada tempatnya atau tidak bertanggung jawab dan sehingga bakal melanggar HAM, dll. Pokoknya AI memunculkan risiko yang bisa berdampak terhadap hukum, etika, perlindungan data.

Kini  semakin banyak perusahaan Indonesia yang menggunakan sistem AI. Pastinya pengelolaan sistem AI dalam rangka mendukung operasional perusahaan wajib menerapkan tata kelola yang bagus supaya tidak  terkena risiko-risiko yang saya sebut di atas.

Yes, ISO tak mau ketinggalan. ISO telah merilis standar Sistem Manajemen Kecerdasan Buatan (SMKB) ISO 42001.

ISO 42001 adalah standar internasional untuk penerapan Sistem Manajemen Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence Management System, singkatannya AIMS). Standar 42001 dirancang buat perusahaan yang menyediakan atau memanfaatkan produk atau layanan berbasis AI, dan memastikan pengembangan dan penggunaan sistem AI yang bertanggung jawab.

Informasi awal tentang ISO 42001, simak video ISO 42001 yang dibuat oleh ISO. Anda bisa melihat video ISO 42001 di What is ISO/IEC 42001? 👍 Quick Guide to Artificial Intelligence Manageme...

Baca juga

• Apa dan Untuk Siapa ISO 42001 Standar AI