Tindakan Perbaikan atas Temuan Audit ISO 9001 terkait Penetapan Masa Retensi Dokumen dan Rekaman

Saya membaca temuan audit eksternal ISO 9001 pada salah satu klien dengan rincian sebagai berikut.:

Organisasi belum dapat menunjukkan informasi terdokumentasi terkait penetapan masa retensi dokumen sebagai bagian dari pengendalian informasi terdokumentasi. 

Temuan audit tersebut menunjukkan bahwa perusahaan belum memiliki informasi terdokumentasi mengenai masa retensi (masa simpan) dokumen dan rekaman sebagai bagian dari pengendalian informasi terdokumentasi sesuai persyaratan ISO 9001.

Untuk menindaklanjuti temuan tersebut, kita perlu:

1. Menetapkan masa retensi dokumen dan rekaman untuk setiap unit kerja atau proses, dengan mempertimbangkan:

• Persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Persyaratan pelanggan atau kontrak.
• Kebutuhan operasional dan bisnis organisasi.
• Risiko yang mungkin timbul jika dokumen atau rekaman dimusnahkan terlalu cepat.

2. Mendokumentasikan ketentuan masa retensi dalam prosedur, dan daftar induk rekaman

3. Menerapkan dan mengomunikasikan ketentuan tersebut kepada seluruh unit kerja terkait.

Apabila suatu unit kerja belum memiliki ketentuan khusus atau persyaratan yang mengatur masa simpan rekaman, organisasi dapat menetapkan masa retensi standar, misalnya 3 tahun, sebagai kebijakan internal. Namun, penetapan tersebut sebaiknya didasarkan pada pertimbangan kebutuhan bisnis dan risiko organisasi serta didokumentasikan secara resmi.

 ===

Baca juga:

• Major, Minor, dan Observasi dalam Audit ISO: Apa Bedanya?