Zulkifli Nasution's blog

Dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001, audit internal merupakan salah satu elemen kunci untuk memastikan bahwa sistem berjalan secara efektif dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Namun, sering muncul pertanyaan: apakah dalam prosedur audit internal perlu dicantumkan kriteria yang harus dimiliki oleh auditor internal ? Jawabannya: ya, sangat disarankan. Dalam praktik yang baik, prosedur audit internal sebaiknya secara jelas mencantumkan kriteria kompetensi auditor . Hal ini bukan sekadar formalitas, melainkan langkah penting untuk menjamin bahwa audit dilakukan secara objektif, konsisten, dan sesuai dengan prinsip audit yang berlaku. Auditor yang kompeten akan mampu mengidentifikasi ketidaksesuaian secara tepat, memberikan temuan yang bernilai, serta berkontribusi pada peningkatan berkelanjutan. Tanpa kriteria yang jelas, perusahaan berisiko menunjuk auditor yang belum memiliki pemahaman atau keterampilan yang memadai, yang pada akhirnya dapat menurunkan kualita...

Audit internal merupakan kegiatan utama dalam penerapan standar internasional manajemen mutu ISO 9001:2015 dan wajib dilaksanakan secara berulang-ulang. Untuk mendapatkan hasil audit internal yang maksimal, auditor internal wajib memiliki kompetensi yang sesuai. Tata cara untuk menilai komepetensi seorang auditor internal tidak ditentukan secara spesifik oleh ISO 9001:2015. Standar internasional menyerahkan cara penilaian auditor internal kepada manajeman perusahaan sesuai dengan kebijakan masing-masing. Ada contoh kriteria penilaian auditor internal yang bisa digunakan. Contoh ini sumbangan dari seoarang anggota group QualityClub, forum ISO melalui Whatsapp group. Dokumen bisa di-download. Cara download mudah, klik blog QualityClub , lalu klik  Arsip , f ile nomor  48 (Poin Penilaian Auditor internal, file pdf).  Baca juga: Sepuluh Kendala Audit Internal

Audit lingkungan merupakan elemen penting ISO 14001:2015, standar manajemen lingkungan (SML) Dalam standar ISO 14001:2015 terdapat persyaratan yang menyatakan bahwa perusahan wajib melakukan audit internal secara berkala untuk menilai seberapa sesuai penerapan sistem manajemen lingkungan perusahaan dibandingkan persyaratan standar ISO 14001:2015. Untuk memenuhi persyaratan itu, perusahan wajib melakukan kegiatan audit internal dengan membuat program audit internal, termasuk menentukanmetode, frekuensi, penanggung jawab, dan tata cara pelaporan audit internal. Melaksanakan audit internal perlu menyusun checklist audit lingkungan. Checklist audit lingkungan bertujuan membantu auditor internal dalam kegiatan audit dan sebagai  time keeper.  Di sini Anda dapat mendapatkan checklist audit ISO 14001:2015. Download contoh ceklist audit internal ISO 14001:2015 .   Dokumen ini dikirim oleh pak Syukur, anggota QualityClub (WA Grup ISO). Semoga bermanfaat. Baca juga: Cara m...

Ini acara training Audit Mutu Internal ISO 9001-2008 yang ke empat. Empat kali saya memberikan training audit mutu internal di perusahaan jasa internet (internet services) yang berlokasi di Kuningan Jakarta Selatan. Mengapa sampai 4 kali? Manajemen perusahaan jasa intenrnet ini menginginkan agar semua karyawanya memahami sistem manajemen mutu ISO 9000 yang sejak lama diterapkan. Selain mencetak auditor internal, jajaran manajemen ingin agar tidak hanya beberapa orang saja yang paham tentang ISO. Kali ini jumlah peserta yang ikut termasuk banyak, sekitar 20 orang. Mereka berasal dari berbagai proses atau divisi (demikian perusahaan ini menyebut unit kerjanya). Ada karyawan yang dari divisi Network Infrastruktur Development (NID), (CSE) Corporate Support Engineer, (NOC) Network Operation Center, (RNP) Recruitment & Personnel, (BNC) Billing & Collection, System - Fiberstar dan masih banyak divisi-divisi lain turut serta dalam training yang diselenggarakan selama dua h...

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001. Tujuan audit internal untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan. Kenyataannya banyak kendala-kendala dalam penerapan audit internal. Sepuluh kendala dalam kegiatan audit internal ini pernah dibahas dalam milis Quality Club dan hasilnya sebagai berikut:   Sepuluh Kendala Audit Internal: Auditor internal yang ditunjuk tidak memiliki kompetensi sebagai auditor, bahkan tidak memahami cara mengelola audit internal. Auditor internal tidak memiliki kewenangan (power) yang memadai, sehingga auditee sering tidak menindaklanjuti temuan audit. Auditor internal merasa tidak pernah mendapatkan penghargaan (reward) dari perusahaan. Auditor internal masih memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya, sehingga sulit mematuhi jadwal audit. Akibatnya, pelaksanaan audit sering mengalami keterlambatan. ...

Salah satu kegiatan rutin perusahaan yang bersertifikat ISO 9001 adalah internal audit ISO 9001. Kegiatan yang kerap disebut internal quality audit ini fungsinya sangat penting. Internal audit merupakan kegiatan wajib yang diselenggarakan secara berkala dengan tujuan menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan. Umumnya kegiatan internal audit dilaksanakan satu kali satu tahun. Namun, tak sedikit perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan rutin ini lebih dari satu kali dalam kurun waktu satu tahun. Standard ISO 9001 quality management system memberikan keleluasan kepada tim internal auditor perusahaan menentukan jangka waktu penyelenggaran aktifitas internal quality audit di tempat mereka bekerja. Ada seorang anggota milis Quality Club yang menanyakan pelaksanaan internal quality audit . Pertanyaannya sebagai berikut: Internal audit ditempat kami dilaksanakan sesuai dengan jadwal internal audit  yang telah disepakati. Jadwal ...

Ilustrasi: Pixabay Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer.  Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja. Audit sebagai Perbaikan Kinerja Mekanisme audit mutu internal ( self evaluastion ) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001. Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang i nternal auditor . Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah  auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Penambahan Auditor Internal Dalam perjalanan waktu, pi...

Kata kawan saya, auditor mutu internal ISO yang baik dan andal biasanya adalah mereka yang pernah berprofesi sebagai jurnalis. Kenapa? Menurut teman saya yang juga seorang wartawan, ada dua alasannya: memiliki rasa ingin tahu yang tinggi dan gemar meneliti sesuatu. Jurnalis dikenal memiliki rasa ingin tahu yang besar. Sifat ini penting karena mereka harus mencari kepastian atas suatu informasi atau peristiwa yang nantinya akan dijadikan bahan berita. Untuk menyusun sebuah berita, jurnalis membutuhkan banyak informasi dari berbagai sumber. Informasi tersebut harus dikumpulkan, dipilah, lalu dianalisis sebelum ditulis menjadi berita yang berkualitas. Semua proses itu membutuhkan rasa ingin tahu yang tinggi. Tanpa sifat tersebut, informasi yang diperoleh bisa saja tidak lengkap atau asal-asalan sehingga kualitas berita menjadi kurang baik. “Kalau tidak punya rasa ingin tahu, jangan jadi wartawan,” kata teman saya. Selain rasa ingin tahu, jurnalis juga memiliki kebiasaan meneliti sebelum ...

Di milis QualityClub , milis yang mendiskusikan standar manajemen mutu iso 9000, dibahas topik tentang audit top management . Tema ini cukup banyak mendapat banyak respon dari para anggota milis. Tema dengan judul "Audit Top Management, Mengapa?" dapat dibaca pada tulisan di bawah ini. ---- Rekan-rekan QualityClub Seorang quality management representative bertanya kepada saya melalui email soal audit iso 9001. Ia meminta agar pertanyaannya ini juga disampaikan ke forum milis QualityClub. Ceritanya begini. Pada suatu kegiatan audit ISO 9001, presiden direktur perusahaan tempatnya bekerja menolak diaudit. Sebagaimana kita ketahui standar mewajibkan kegiatan internal auditing , termasuk audit kepada direktur atau top management. Akan tetapi, presiden direktur itu berpendapat. semestinya bukan dirinya diaudit melainkan bawahannya, termasuk quality management representative. "Justru setiap karyawan perlu diaudit supaya bisa ...

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni Pertanyaan umum (open ended question) Pertanyaan klarifikasi (clarifying) pertanyaan "closed ended" Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa. Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya. Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye). Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah...

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu. Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif? Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut. 1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit. Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini. "Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [s...

Keberhasilan penerapan ISO 9000 sangat bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Jika pengetahuan auditor internal mengenai teknik audit tidak memadai, efektivitas sistem ISO 9000 yang diterapkan di perusahaan patut diragukan. Oleh karena itu, keterampilan auditor internal perlu terus ditingkatkan, terutama dalam menulis laporan audit. Dalam kegiatan audit ISO, laporan audit memegang peranan penting. Jika auditee (pihak yang diaudit) tidak memahami isi laporan karena ditulis dengan kalimat yang rumit atau sulit dipahami, wajar apabila mereka enggan atau menolak melakukan perbaikan. Jika perbaikan tidak dilakukan, bagaimana sistem ISO 9000 dapat berjalan secara efektif? Seorang auditor sebaiknya memiliki kemampuan menulis yang baik. Auditor perlu memahami tata bahasa yang benar agar isi laporan dapat dipahami dengan jelas oleh pembacanya. Perhatikan contoh kalimat laporan audit berikut: Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 Juni–2 Juli 2007 tidak sesuai den...

  Mengapa Laporan Audit Internal Sering Tidak Efektif? Setiap perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9001 wajib melaksanakan audit internal secara berkala. Audit internal berfungsi untuk memastikan bahwa sistem yang diterapkan berjalan sesuai persyaratan dan mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi. Namun, dalam praktiknya, efektivitas audit internal tidak selalu ditentukan oleh metode audit yang digunakan. Salah satu penyebab yang sering luput dari perhatian adalah kemampuan auditor dalam menyusun laporan audit. Ketika Laporan Audit Sulit Dipahami Tidak jarang auditor mampu menjelaskan temuan audit dengan baik saat proses audit berlangsung. Auditee (pihak yang diaudit) memahami maksud auditor karena dapat memperoleh penjelasan secara langsung. Masalah muncul setelah audit selesai dan laporan audit diserahkan. Tanpa kehadiran auditor untuk memberikan klarifikasi, auditee terkadang mengalami kesulitan memahami temuan yang tercantum dalam lapora...

Para auditor sistem manajemen mutu tentu memerlukan dokumen ini, dokumen panduan yang dibuat oleh ISO9001 Auditing Practices Group (APG) . Dokumen panduan APG memuat pedoman untuk menjalankan kegiatan audit, berisi contoh-contoh dan tata cara melakukan audit sistem manajemen mutu iso9001, berikut penjelasan teknik-teknik audit. Dokumen ISO 9001 Auditing Practices Group (APG) dapat di-download, klik APG.zip Baca juga: Sepuluh Kendala Audit Internal Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan? Tips Calon Auditor Mutu Internal Jurnalis dan Auditor ISO Audit Top Management, Mengapa? Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1) Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2) Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit? Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan Auditor Menuntut Bayaran Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Seorang Management representative ISO (biasa disingkat MR iso atau QMR) sebuah perusahaan yang telah mengadopsi iso 9001 sejak 1998 mengeluh, kegiatan audit internal di perusahaan tempatnya bekerja menghadapi kendala. ISO 9001 mensyaratkan perusahaan melakukan audit yang dilaksanakan oleh internal quality auditor perusahaan. Kegiatan audit di perusahaan disebut audit mutu internal . Di perusahaan yang berlokasi di Jakarta ini audit mutu internal dilaksanakan dua tahun sekali. Para ISO 9001 auditor adalah personil yang berasal dari berbagai unit kerja perusahaan tersebut. Timbul permasalahan ketika auditor menuntut bayaran saat mendapat tugas melakukan internal audit. Alasannya, mereka kerap mendapat bonus dari perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan mereka sehari-hari, sementara bonus tidak mereka peroleh saat ditugaskan sebagai internal auditor. Apabila boleh memilih, para internal auditor cenderung lebih senang tidak ditunjuk sebagai auditor internal perusahaan. Manage...

Ini cerita tentang internal auditor ISO 9000. Ceritanya begini. Seorang internal auditor harus benar-benar memahami dan mengenal kondisi mata rantai bisnis perusahaan di tempatnya bekerja dan menyadari bahwa semua unit atau bagian dalam mata rantai itu saling terkait dan saling membutuhkan . Untuk memberikan gambaran keterkaitan dan kebutuhan antarbagian dalam perusahaan, cerita berikut dapat menjelaskannya. Cerita ini tentang grup anak-anak yang sedang berwisata. Dalam grup itu ada sekelompok anak yang berjalan cepat dan ada sekelompok anak yang berjalan lamban. Grup dipimpin oleh seorang dewasa yang bertanggung jawab menjaga anak-anak sampai di tempat tujuan sebelum makan siang. Awalnya anak-anak dibiarkan berjalan sesuka mereka. Tak berapa lama, sang pimpinan menyadari bahwa mereka tidak mungkin sampai pada tujuan sebelum makan siang, karena sekelompok anak berjalan lebih cepat ketimbang sekelompok anak yang lain. Akibatnya, dalam waktu singkat, jarak antara anak-anak y...