Dalam istilah dokumen ISO dikenal berbagai jenis dokumen dan dua jenis dokumen ISO yang paling sering dijumpai adalah SOP dan Instruksi Kerja.
SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur adalah dokumen yang sering digunakan dalam perusahaan. SOP adalah panduan kerja yang memuat langkah-langkat kerja dan melibatkan beberapa unit kerja. Interaksi kegiatan dalam sebuah SOP tidak hanya berfokus pada satu unit kerja atau satu unit departemen saja.
Contoh SOP misalnya SOP Penanganan Order. SOP ini milik bagian Sales atau Marketing. Dalam SOP Penanganan Order memuat informasi kegiatan penanganan order. Dalam prosedur dijelaskan tata cara penerimaan order, mulai dari staff Sales melakukan presentasi, bagian admin membuat surat penawaran, proses negosiasi hingga penerbitan purchase order.
Pekerjaan proses penanganan order tentu tidak bisa dikerjakan satu unit kerja saja , dalam hal ini bagian Sales atau Marketing, melainkan atas kerjasama unit kerja lain di internal perusahaan. Kerja sama dibutuhkan dengan unit kerja lain misalnya dengan bagian perencanaan (PPIC) atau dengan bagian Desain atau divisi internal lainnya.
Semua proses penanganan order diuraikan dalam sebuah SOP yang mencantumkan beberapa unit kerja terlibat.
Sedikit berbeda dengan SOP, dokumen ISO dengan kategori Instruksi kerja lebih simple.
Instruksi kerja atau disingkat IK merupakan panduan kerja yang memuat langkah-langkah kerja secara rinci. Ciri-ciri Instruksi kerja adalah panduan yang dilaksanakan oleh satu bagian atau satu unit kerja saja.
Instruksi kerja dibuat untuk menjawab "Bagaimana suatu pekerjaan dikerjakan" atau menjawab kalimat tanya "How?"
Contoh sebuah Instruksi kerja antara lain Instruksi kerja Mengoperasikan Mesin, Instruksi kerja Tata cara Install Software atau Instruksi Kerja Menjawab Telepon Pelanggan.
Pekerjaan yang disebutkan di atas tentu bisa dilakukan oleh satu unit kerja atau satu orang saja, tidak perlu melibatkan banyak bagian untuk menuntaskan pekerjaan tersebut.
Semoga penjelasan singkat tentang perbedaan SOP dan Instruksi kerja sudah jelas. Apabila belum jelas, ajukan pertanyaan Anda di kolom "Formulir Kontak".
Baca juga:
