28 September 2009

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu.
Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif?
Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut.


1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit.

Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini.

"Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [sebutkan proses yang diaudit] kami akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Anda dan barangkali kami diberikan record-record yang tersedia. Misalnya ada sesuatu hal yang tidak sesuai pada proses atau mungkin menurut Anda diperlukan perbaikan pada aktivitas tertentu, mohon kami diberitahu. Jangan ragu-ragu bertanya kepada kami sekiranya ada yang ingin ditanyakan, ok?"
Cemas dan stress adalah kondisi yang biasanya dihadapi auditee saat audit akan dimulai. Ucapan yang menyenangkan seperti di atas bisa mengurangi suasana gelisah itu.

Apabila mungkin, hindari menggunakan kata audit. Pasalnya orang merasa tidak nyaman atau alergi tatkala mendengar kata audit. Hal ini bisa dimaklumi sebab banyak orang mengartikan audit seperti layaknya 'pemeriksaan', 'kontrol' atau 'investigasi', tiga kata yang mengandung makna 'menekan seseorang'.

Ketimbang menggunakan kata audit yang konotasinya cenderung negatif, carilah padanan kata yang lebih halus dan santun, tetapi bermakna sama, gunakan umpamanya kata 'evaluasi'.

Dari contoh percakapan di atas, auditor berharap auditee tidak terancam sebab auditor mengatakan bukan dirinya yang diperiksa, melainkan sistem.

Untuk menambah rasa persahabatan antara auditor dan auditee dan menciptakan suasana menyenangkan, sewajarnya auditor meminta bantuan auditee, "Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. kami mohon bantuan anda ,,,,", seperti contoh ucapan di atas. Dengan cara seperti itu auditee merasa dihargai dan tentunya mudah diajak bekerja sama dengan tim audit.

Harap diingat, audit adalah suatu kegiatan mengumpulkan informasi, informasi itu diperoleh dari auditee. Andaikan auditee menolak memberikan informasi karena sesuatu ucapan auditor yang tidak simpatik dan cenderung menggurui, kegiatan audit bisa gagal.

Daripada gagal, mengapa Anda sebagai auditor yang terlatih tidak mengupayakan jurus ampuh pada saat audit agar auditee menjadi bagian tim audit dengan cara-cara Anda umpamanya menggunakan model percakapan atau sapaan yang ramah, bersahabat dan simpatik yang anda sukai?
Baca juga:


  • Sepuluh Kendala Audit Internal
  • Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
  • Tips Calon Auditor Mutu Internal
  • Jurnalis dan Auditor ISO
  • Audit Top Management, Mengapa?
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)
  • Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?
  • Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
  • Panduan Audit ISO 9001
  • Auditor Menuntut Bayaran
  • Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000
  • 23 September 2009

    Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download

    Standar manajemen mutu iso9001:2008 (SNI ISO 9001:2008) sekarang sudah bisa di-download.

    Standar yang berjumlah 40 halaman ini adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang terbaru ISO 9001 :2008. Standar sistem manajemen terbaru  menggantikan iso 9001 versi 2000.

    Sebagai informasi, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru. standar ini menyempurnakan iso 9001:2000.

    Oleh karena sifatnya penyempurnaan standar versi lama, perubahan yang terdapat pada ISO 9001:2008 tidak signifikan. Perubahan itu dapat dilihat pada lampiran standar iso 9001 2008, annex B: Changes between ISO 9001:2000 and ISO 9001:2008.

    Untuk men-download standar, klik standar manajemen mutu ISO 9001:2008.pdf

    Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?



    Keberhasilan penerapan iso 9000 bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Apabila pengetahuan auditor internal tentang teknik-teknik audit tidak memadai, sistem iso 9000 yang berjalan di perusahaan diragukan keefektifannya.
    Oleh sebab itu, sewajarnya keterampilan seorang auditor internal ditingkatkan khususnya soal menulis laporan audit.

    Dalam kegiatan audit iso, laporan audit itu penting. Seandainya auditee (orang atau pihak yang diaudit) tidak paham isi laporan lantaran ditulis dengan kalimat yang sulit dipahami, harap dimaklumi auditee menolak atau enggan melakukan perbaikan . Jika auditee menolak perbaikan, bagaimana sistem iso 9000 berjalan efektif?

    Seorang auditor hendaknya seseorang yang terampil menulis. Ia mengenal tata bahasa yang baik sehingga isi laporan mudah dipahami dengan jelas oleh orang yang membaca laporan itu.
    Simak kalimat laporan audit yang baik berikut ini:

    Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 - 2 Juli 2007 tidak sesuai dengan aturan dalam PRC-MGT-03 Rev. 0 dan tidak dilakukan tindakan koreksi terhadap semua temuan keitidaksesuaian hasil internal audit pada tanggal 30 - 2 Juli 2007

    Kalimat laporan audit di atas menyertakan bukti-bukti. Pertama, prosedur PRC-MGT-03 menyatakan aturan main pelaksanaan prosedur, tetapi aturan ini tidak dipatuhi. Kedua, auditor menyatakan waktu kegiatan audit internal yang tidak dilakukan perbaikan itu (tgl 30-2 Juli 2007)

    Sama halnya dengan laporan audit di bawah ini, sebuah alat bernama AT-IP, tanggal kejadian dan prosedur PRC-MTC-02 yang mengatur tata cara perbaikan alat adalah sebagai bukti audit pada kalimat laporan audit berikut:

    Data perbaikan alat untuk alat AT-I-P tanggal 30 Januari 2007 tidak dicatat dalam log book sebagaimana disyaratkan dalam prosedur PRC-MTC-02 dengan menggunakan formulir FRM-MTC-01

    Kembangkan keterampilan Anda menulis laporan audit.

    Baca juga

  • Sepuluh Kendala Audit Internal
  • Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
  • Tips Calon Auditor Mutu Internal
  • Jurnalis dan Auditor ISO
  • Audit Top Management, Mengapa?
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)
  • Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
  • Panduan Audit ISO 9001
  • Auditor Menuntut Bayaran
  • Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000
  • 19 September 2009

    ISO 26000 Standar Semua Umat

    Slogan "Quality is everybody's job" sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang.


    Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder, yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan.

    Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility.

    Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility. Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawab organisasi.

    ISO 26000 memuat pedoman praktis pelaksanaan tanggung jawab sosial sebuah organisasi, identifikasi dan keterlibatan para stakeholder, serta tata kelola peningkatan kredibilitas laporan dan klaim bertalian dengan aspek-aspek social responsibility. Selain itu, standar ini menekankan pentingnya kinerja dan perbaikan kinerja serta peningkatan kepercayaan konsumen.

    Menerapkan ISO 26000 dijamin tidak menimbulkan konflik dengan standar-standar iso yang lain, umpamanya standar iso paling populer sistem manajemen mutu ISO 9000 dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000.

    Berbeda dengan sistem manajemen mutu ISO 9000  dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000, ISO 26000 tidak dapat dilakukan proses sertifikasi oleh pihak ketiga (misalnya oleh badan sertifikasi). ISO 26000 standar internasional yang sifatnya sebagai dokumen panduan.
    Sekali lagi, bukan hanya kualitas yang merupakan tugas semua orang, tetapi social responsibility juga menjadi tugas semua umat

    Standar iso 26000 (draft) dapat di-download, ISO26000.pdf



    Baca juga:

    14 September 2009

    ISO 9004:2009 Terbaru Segera Terbit

    Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru (iso9004:2009) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar.


    Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah "Managing for sustained success of an organization - A quality management approach".

    Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001.

    Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi disesuaikan dengan klausul-klausul yang tercantum dalam ISO 9001.
    Kendati begitu, kedua standar internasional ini tetap merupakan sepasang standar yang konsisten, a consistent pair of standards (Parker, Quality Consultants).
    ISO 9001 berfokus pada pelanggan, sementara cakupan standar iso 9004 jauh lebih luas. Selain berfokus pada pelangan, iso 9004 berorientasi juga pada stakeholder perusahaan, antara lain masyarakat (society), pemasok (suppliers), karyawan dan para shareholders lainnya.

    Perbedaan mendasar kedua standar internasional ini adalah proses sertifikasi hanya dapat dilakukan pada implementasi standar iso 9001, sementara iso 9004 tidak. Oleh karena tak dapat dilakukan proses sertikasi, ISO 9004 hanya digunakan sebagai pedoman atau panduan sistem manajemen bagi perusahaan yang ingin selalu sukses menghadapi persaingan global yang penuh perubahan.
    Daftar isi iso 9004:2009 (draft) dapat dilihat di bawah ini:
    1. Scope
    2. Normative references
    3. Terms and definitions

    4. Managing for the sustained success of an organisation
    5. Strategy amd policy formulation, planning and deployment
    6. Resource management
    7. Process management
    8. Monitoring, measurement, analysis and review
    9. Improvement, innovation and learning
    Annex A - Self-assessment tool
    Annex B - Quality management principles
    Annex C - Correspondence between ISO 9004-2009 and ISO 9001:2008
    Bibliography
    Update
    Standar ISO 9004:2009 sudah bisa di download

    13 September 2009

    Ini Dia, Laporan Management Review

    Notulen rapat management review

    Management review
    (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tinjauan manajemen) adalah istilah iso9000 yang artinya suatu kegiatan berkala yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu.

    Suatu sistem yang diterapkan pada suatu organisasi, sistem apa pun itu, harus dievaluasi. Tujuannya guna menilai seberapa jauh sistem yang diaplikasikan berfungsi sebagaimana diharapkan.
     
    Demikian halnya dengan penerapan sistem iso 9000. Siapa pun yang mengadopsi sistem manajemen mutu iso 9001, sistem yang diterapkan harus dievaulasi atau dikaji secara berkala.Kegiatan evaluasi sistem itu dinamakan management review.
     
    Dalam praktek, kebanyakan perusahaan bersertifikat iso 9001 melaksanakan management review melalui mekanisme rapat pertemuan atau meeting. Rapat  dilaksanakan untuk mengkaji sistem iso 9001 yang diterapkan perusahaan tersebut.
     
    Sesungguhnya melakukan management review melalui mekanisme rapat bukanlah satu-satunya cara. Cara lain misalnya melalui teleconference. Namun, perusahaan lebih suka memilih cara yang pertama untuk melaksanakan management review, yakni melalui rapat pertemuan. Biasanya rapat pertemuan ini dihadiri direksi (top management) dan para manager serta managemenent representative dengan sejumlah agenda pembahasan.
     
    Agenda pembahasan manajemen review ditentukan standar iso9001. Agenda yang harus dibahas tertuang dalam persyaratan standar iso9001:2015 pada klausul 5.6.2 "Input Management review".

    5.6.2 Input review (Agenda Management Review)
    Input management review harus mencakup informasi tentang:

    1. Tindak Lanjut Tinjuaan Manajemen yang Lalu:
    2. Perubahan isu internal dan eksternal
    3. Informasi kinerja sistem manajemen mutu:

    3.1. Kepuasan pelanggan dan feedback pihak yang terkait
    3.2. Pemenuhan sasaran mutu
    3.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
    3.4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
    3.5. Hasil monitoring dan pengukuran
    3.6. Hasil audit
    3.7. Kinerja pemasok eksternal (supplier, subkontraktor, dll)

    4. Kecukupan sumber daya
    5. Keefektifan tindakan yang diambil terhadap risiko dan peluang
    6. Improvement

    Sumber SNI ISO 9001:2015


    Hasil evaluasi management review harus dicatat.hasil evaluasi ditulis dalam notulen rapat atau dalam bentuk laporan yang lain dan dibagikan kepada para peserta  rapat untuk ditindaklanjuti.

    Anda bisa melihat contoh laporan management review ISO 9001:2015 di bawah ini. 


    Update: 9 Februari 2024

    09 September 2009

    Video Clip ISO 14000

    Semua orang tahu, melestarikan lingkungan merupakan tugas setiap orang sebab pencemaran lingkungan dapat menjadi sumber malapetaka bagi kita semua.

    Pencemaran lingkungan bisa mencemari udara yang kita hirup. Pencemaran lingkungan bisa membuat air menjadi kotor sehingga tak layak diminum. Tak disangkal pencemaran lingkungan berdampak buruk terhadap bunyi yang mengakibatkan pendengaran kita terganggu. Bahkan, pencemaran lingkungan dapat berpengaruh buruk pada langit!

    Semua itu berdampak pada kesehatan manusia, mengakibatkan kerusakan tanaman dan hewan serta tempat tinggal mereka.

    Cara untuk mengantisipasi pencemaran lingkungan tidak semua orang tahu. Bisa dijamin, tidak semua tahu bahwa salah satu cara melindungi lingkungan adalah dengan menerapkan standar iso 14000.
    Lantas, apa iso14000 itu?

    Supaya tahu, cobalah simak video clip yang di-rilis International Organization for Standardization(ISO) "ISO 14001 -- the world's EMS standard", video yang dapat juga digunakan sebagai materi pelatihan awal tentang manajemen lingkungan.

    07 September 2009

    Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001

    info Adalah kebangggaan tersendiri bagi perusahaan yang telah berhasil meraih sertifikat iso 9001 atau iso 14001 dengan mempublikasihan keberhasilan memperoleh sertifikat iso itu melalui koran, mencantumkan logo iso di kop surat perusahaan atau pada kemasan produk dan material advertising lainnya seperti company profile.

    Patut diketahui bahwa sesungguhnya publikasi iso9001 atau iso14001 itu ada aturannya.

    Penulisan "ISO 9000 certification" atau "ISO 14000 certification" tidak dibernarkan. Versi kedua standar internasional itu harus pula dicantumkan. Tulisan yang benar adalah "ISO 9001:2000 certification" (atau" ISO 9001:2008 certification") dan "ISO 14001:2004 certification"

    Tidak diperbolehkan menulis "ISO certified" atau "ISO certification" Publikasi yang benar adalah "ISO 9001:2000 certified" (atau "ISO 9001:2008 certified"), "ISO 9001:2008 certification", "ISO 14001:2004 certified", atau "ISO 14001:2004 certification"

    Kata "certified (atau certification) dan registered (atau registration) dapat dipergunakan dalam publikasi iso. Kedua kata itu sama artinya. Akan tetapi, tidak diperbolehkan apabila perusahaan menyatakan telah diakreditasi iso 9001.
    Lebih lengkap bacalah aturan dibawah ini yang dikutip dari dokumen International Organization for Standardization (ISO) ISO name and logo:


     Don’t use ISO’s logo. 
    • Don’t adapt or modify ISO’s logo for your use. 
    • If you want to use a logo, ask your certification body for permission  to use its logo. 
    • If your organization is certified to ISO 9001:2008, use the full designation (not just “ ISO 9001”). 
    • If your organization is certified to ISO 14001:2004, use the full designation (not just “ ISO 14001”). 
    • Replace use of the generic terms “ ISO 9000 certification ” and "ISO 14000 certification" by the specific terms "ISO 9001:2008" certification ” and “ ISO 14001:2004 certification ”. 
    • In the ISO 9001:2008 and ISO 14001:2004 contexts, “ certified ” (and in meaning and you can use either term. 
    • Don’t say your organization has been “ accredited ”. Don’t use “ ISO certified ”, or “ ISO certification ”. 
    • Use instead “ ISO 9001:2008 certified ”, “ ISO 9001:2008  certification ”, “ ISO 14001:2004 certified ”, or “ ISO 14001:2004 certification ”. 
    • Don’t display ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certification marks of conformity on products, product labels, or product packaging, or in any way that may be interpreted as denoting product conformity. 
    • Don’t give the impression in any context that ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications are product certifications or product guarantees. 
    • When including a reference to ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications in product-related information, including advertisements, do not do so in such a way that ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications may be interpreted as being product certifications or product guarantees. 
    • Be accurate and precise about the scope (the extent) of your organization’s ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications, as far as both the activities and geographical locations covered by the certifications are concerned. 

    03 September 2009

    Download Sasaran Mutu

    sasaran mutu Dua istilah sering muncul berkaitan dengan management iso 9000, yakni kebijakan mutu dan sasaran mutu.

    Ya, kedua istilah ini saling berhubungan. Setelah membuat kebijakan mutu, langkah selanjutnya menetapkan sasaran mutu..

    5.4.1 Sasaran mutu

    Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi.

    Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.
    Agar pernyataan yang tertuang dalam kebijakan mutu mempunyai dampak nyata, harus dibuat sasaran mutu dalam bentuk target-target yang terukur.

    Contoh sasaran mutu dapat dilihat sebagai berikut.