26 February 2010

Tips Calon Auditor Mutu Internal



Ilustrasi: Pixabay

Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer. 
Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja.

Audit sebagai Perbaikan Kinerja
Mekanisme audit mutu internal (self evaluastion) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.
Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang internal auditor. Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah  auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.


Penambahan Auditor Internal
Dalam perjalanan waktu, pihak manajemen terkadang mengambil keputusan menambah jumlah auditor internalnya. Kebijakan ini diambil karena dua alasan.

Alasan pertama, karyawan yang yang selama ini bertugas sebagai internal auditor tidak lagi bekerja di perusahaan atau telah resign.
Alasan kedua, manajemen ingin memperbanyak jumlah auditor internal guna mendukung kinerja tim auditor iso yang sudah ada. Keputusan ini patut dipuji.

Namun sayangnya, keputusan penunjukkan calon auditor kerap kali tidak dibarengi proses seleksi internal yang tepat. Akibatnya, calon auditor yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan internal audit meng-hadapi kendala dalam menyerap materi training. 
Calon auditor yang ditunjuk, misalnya, karyawan yang baru saja di-rekrut oleh perusahaan.  karyawan yang baru saja di-rekrut memer-lukan proses orientasi kerja di perusahaan yang baru. Proses ini memerlukan waktu . Oleh sebab itu, kebanyakan karyawan baru belum atau kurang memahami proses operasional perusahaan secara menyeluruh. 

Bukan hanya karyawan baru yang menemui kesulitan dalam menyerap materi pelatihan internal quality audit, karyawan lama pun terkadang mengalami situasi yang sama.
Khususnya karyawan yang meski sudah lama bekerja di suatu perusahaan, namun karena berbagai alasan tertentu masih saja kurang memahami kaitan aktivitas unit tempatnya bekerja dengan unit-unit kerja yang lain (interaksi antarproses).

Seandainya kedua contoh calon auditor itu dipaksakan untuk mengikuti pelatihan auditor internal, dapat diperkirakan hasil training tak selalu optimal.


Mengapa?
Calon auditor internal harus menguasai dua topik utama auditing.
Pertama penguasaan teknik-teknik audit (topik ini tidak dibahas dalam tulisan ini). Kedua, pemahaman standar iso 9001 (standar yang menjadi subyek tulisan ini).

Seperti diketahul, standard ISO 9001 mengadopsi pola manajemen pendekatan proses atau process  approach.
Menurut standard ISO 9001, karakteristik suatu proses adalah suatu proses memiliki input dan output. Output suatu proses merupakan input proses yang berikut. Jika suatu proses dikaitkan dengan proses-proses  yang lain, terbentuklah mata rantai proses. 
Menurut iso 9001, jika mata rantai proses dikelola dengan baik akan tercipta kinerja yang baik pula. Oleh karena itu, untuk menjadi auditor mutu internal yang berprestasi, calon auditor setidaknya harus cukup menguasai mata rantai proses tempatnya bekerja.

Apa solusinya?
Disarankan kepada calon auditor internal sebelum mengikuti pelatihan audit mutu internal terlebih dahulu mempelajari  aktivitas operasional ditempatnya bekerja..
Caranya mudah. Berikut ini tips yang hendaknya dipertimbangkan bagi calon auditor (baik karyawan baru maupun karyawan lama):
  • Bacalah prosedur-prosedur iso yang sudah ada atau manual iso yang tersedia
  • Tanyakan kegiatan audit yang selama ini berlangsung kepada auditor mutu internal, khususnya aktivitas-aktivitas yang mereka audit selama ini.
  • Bertanyalah kepada rekan-rekan kerja Anda (manager atau assisten manager, dll) yang mengenal dan memahami operasional kerja perusahaan secara menyeluruh.

Mudah bukan? Silahkan mencoba!

Baca juga:


  • Sepuluh Kendala Audit Internal
  • Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
  • Jurnalis dan Auditor ISO
  • Audit Top Management, Mengapa?
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)
  • Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?
  • Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
  • Panduan Audit ISO 9001
  • Auditor Menuntut Bayaran
  • Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000
  • 11 February 2010

    Jurnalis dan Auditor ISO

    Kata kawan saya, auditor mutu internal iso yang ok dan andal itu adalah mereka yang dulunya berprofesi sebagai jurnalis. Kenapa?

    Menurut kawan saya yang juga kuli tinta alasannya ada dua, pertama rasa ingin tahu dan kedua suka meneliti sesuatu.
    Satu-satunya mahluk di muka bumi yang memiliki rasa ingin tahu paling tinggi adalah jurnalis. Sifat ini melekat pada diri seorang jurnalis untuk mencari kepastian informasi atau peristiwa tertentu yang kelak diperlukan menulis berita.
    Menyusun suatu berita atau news dibutuhkan informasi-informasi. Begitu beraneka informasi harus dihimpun sehingga perlu pemilahan. Pekerjaan memilah-milah informasi tentu harus didukung sifat rasa ingin tahu. Jika tidak, informasi yang terkumpul bakal asal-asalan, dan ini akan berakibat pada kualitas berita.
    "Seandainya tak punya sifat ingin tahu, jangan jadi wartawan," saran kawan saya.

    Selain itu, seorang jurnalis biasanya sudah mengantongi jawaban yang diharapkan muncul dari orang yang dia interview. Ini bisa terjadi sebab jurnalis itu hobinya meneliti, jelas teman saya dengan bangga.
    Sebelum interview, bertanya-tanya kepada sumber terdekat ditambah dengan membaca ini-itu perihal orang yang akan diinterview merupakan aktivitas rutin jurnalis kawakan.
    Melakukan penelitian sebelum interview bertujuan mengumpulkan informasi lebih awal. Dengan bantuan informasi awal bisa membuat pertanyaan-pertanyaan kepada orang yang akan diinterview sistematis, terfokus dan terarah. Ujung-ujungnya menyusun berita jadi gampang.

    Teman saya bilang, sifat perasaan ingin tahu dan suka meneliti juga harus dimiliki auditor internal. Jika begitu, dia boleh disebut auditor internal jempolan.
    Baca juga:

  • Sepuluh Kendala Audit Internal
  • Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
  • Tips Calon Auditor Mutu Internal
  • Audit Top Management, Mengapa?
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)
  • Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)
  • Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?
  • Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
  • Panduan Audit ISO 9001
  • Auditor Menuntut Bayaran
  • Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000