Zulkifli Nasution's blog

Ilustrasi: Pixabay Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer.  Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja. Audit sebagai Perbaikan Kinerja Mekanisme audit mutu internal ( self evaluastion ) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001. Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang i nternal auditor . Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah  auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Penambahan Auditor Internal Dalam perjalanan waktu, pi...

Kata kawan saya, auditor mutu internal ISO yang baik dan andal biasanya adalah mereka yang pernah berprofesi sebagai jurnalis. Kenapa? Menurut teman saya yang juga seorang wartawan, ada dua alasannya: memiliki rasa ingin tahu yang tinggi dan gemar meneliti sesuatu. Jurnalis dikenal memiliki rasa ingin tahu yang besar. Sifat ini penting karena mereka harus mencari kepastian atas suatu informasi atau peristiwa yang nantinya akan dijadikan bahan berita. Untuk menyusun sebuah berita, jurnalis membutuhkan banyak informasi dari berbagai sumber. Informasi tersebut harus dikumpulkan, dipilah, lalu dianalisis sebelum ditulis menjadi berita yang berkualitas. Semua proses itu membutuhkan rasa ingin tahu yang tinggi. Tanpa sifat tersebut, informasi yang diperoleh bisa saja tidak lengkap atau asal-asalan sehingga kualitas berita menjadi kurang baik. “Kalau tidak punya rasa ingin tahu, jangan jadi wartawan,” kata teman saya. Selain rasa ingin tahu, jurnalis juga memiliki kebiasaan meneliti sebelum ...

Di milis QualityClub , milis yang mendiskusikan standar manajemen mutu iso 9000, dibahas topik tentang audit top management . Tema ini cukup banyak mendapat banyak respon dari para anggota milis. Tema dengan judul "Audit Top Management, Mengapa?" dapat dibaca pada tulisan di bawah ini. ---- Rekan-rekan QualityClub Seorang quality management representative bertanya kepada saya melalui email soal audit iso 9001. Ia meminta agar pertanyaannya ini juga disampaikan ke forum milis QualityClub. Ceritanya begini. Pada suatu kegiatan audit ISO 9001, presiden direktur perusahaan tempatnya bekerja menolak diaudit. Sebagaimana kita ketahui standar mewajibkan kegiatan internal auditing , termasuk audit kepada direktur atau top management. Akan tetapi, presiden direktur itu berpendapat. semestinya bukan dirinya diaudit melainkan bawahannya, termasuk quality management representative. "Justru setiap karyawan perlu diaudit supaya bisa ...

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni Pertanyaan umum (open ended question) Pertanyaan klarifikasi (clarifying) pertanyaan "closed ended" Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa. Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya. Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye). Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah...

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu. Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif? Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut. 1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit. Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini. "Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [s...

Standar manajemen mutu iso9001:2008 (SNI ISO 9001:2008) sekarang sudah bisa di-download. Standar yang berjumlah 40 halaman ini adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang terbaru ISO 9001 :2008. Standar sistem manajemen terbaru  menggantikan iso 9001 versi 2000. Sebagai informasi, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru. standar ini menyempurnakan iso 9001:2000. Oleh karena sifatnya penyempurnaan standar versi lama, perubahan yang terdapat pada ISO 9001:2008 tidak signifikan. Perubahan itu dapat dilihat pada lampiran standar iso 9001 2008, annex B: Changes between ISO 9001:2000 and ISO 9001:2008. Untuk men-download standar, klik standar manajemen mutu ISO 9001:2008.pdf

Keberhasilan penerapan ISO 9000 sangat bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Jika pengetahuan auditor internal mengenai teknik audit tidak memadai, efektivitas sistem ISO 9000 yang diterapkan di perusahaan patut diragukan. Oleh karena itu, keterampilan auditor internal perlu terus ditingkatkan, terutama dalam menulis laporan audit. Dalam kegiatan audit ISO, laporan audit memegang peranan penting. Jika auditee (pihak yang diaudit) tidak memahami isi laporan karena ditulis dengan kalimat yang rumit atau sulit dipahami, wajar apabila mereka enggan atau menolak melakukan perbaikan. Jika perbaikan tidak dilakukan, bagaimana sistem ISO 9000 dapat berjalan secara efektif? Seorang auditor sebaiknya memiliki kemampuan menulis yang baik. Auditor perlu memahami tata bahasa yang benar agar isi laporan dapat dipahami dengan jelas oleh pembacanya. Perhatikan contoh kalimat laporan audit berikut: Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 Juni–2 Juli 2007 tidak sesuai den...

Slogan " Quality is everybody's job " sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang. Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder , yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan. Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility . Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility . Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawa...

Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru ( iso9004:2009 ) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar. Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah " Managing for sustained success of an organization - A quality management approach". Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001. Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi dises...

Setiap sistem yang diterapkan dalam suatu organisasi, apa pun jenisnya, perlu dievaluasi secara berkala. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sistem tersebut berfungsi sebagaimana yang diharapkan dan tetap relevan dengan kebutuhan organisasi. Hal ini juga berlaku pada penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Management review atau tinjauan manajemen adalah istilah dalam ISO 9000 yang merujuk pada kegiatan evaluasi berkala untuk menilai kinerja dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang diterapkan oleh organisasi. Oleh karena itu, organisasi yang mengadopsi ISO 9001 wajib melakukan evaluasi atau kaji ulang sistem secara berkala. Kegiatan evaluasi inilah yang disebut sebagai management review. Dalam praktek, sebagian besar perusahaan bersertifikat ISO 9001 melaksanakan management review melalui rapat atau pertemuan formal. Rapat ini bertujuan untuk mengkaji kinerja sistem manajemen mutu yang telah diterapkan oleh perusahaan. Sebenarnya, management review tidak harus selalu dila...