Beberapa waktu lalu, saya mendapat kesempatan untuk mendampingi seorang auditor internal dalam pelaksanaan audit internal ISO 9001 di perusahaan tempat ia bekerja.
Perusahaan jasa yang berlokasi di kawasan Kuningan, Jakarta Selatan, ini sering menggunakan istilah ASAP dalam permintaan yang ditujukan kepada bagian Pembelian. Permintaan ASAP ini berarti pengadaan barang atau jasa harus diproses secepat mungkin (ASAP = As Soon As Possible) karena dianggap mendesak. Sayangnya, praktik ini cukup mengganggu personel pembelian dan berdampak pada kelancaran proses pengadaan itu sendiri.
Dalam kegiatan audit internal, saya mengusulkan agar personel yang paling sering menuliskan permintaan ASAP tersebut ditunjuk sebagai auditor internal untuk mengaudit proses pembelian. Tujuannya bukan untuk menyalahkan, melainkan agar yang bersangkutan memahami langsung bagaimana kompleksitas proses pengadaan barang dan jasa.
Setelah audit dilakukan, auditor tersebut mulai memahami bahwa proses pembelian ternyata cukup panjang, melibatkan banyak tahapan, dan tidak sesederhana yang dibayangkan. Dampaknya cukup positif. Kabarnya, personel tersebut sudah tidak lagi menuliskan permintaan ASAP secara sembarangan ketika mengajukan permintaan ke bagian Pembelian, atau setidaknya frekuensinya jauh berkurang.
Dari pengalaman ini, terlihat bahwa audit internal bukan hanya alat untuk menemukan ketidaksesuaian, tetapi juga dapat digunakan sebagai sarana perbaikan (improvement), khususnya untuk mengurangi hambatan dan miskomunikasi antar departemen.
Baca juga:
Komentar
Posting Komentar