Tips Meningkatkan Motivasi Auditor Internal ISO

Peran auditor internal ISO dalam penerapan sistem manajemen mutu iso 9000 sangat penting, namun jabatan ini kurang diminati. Apa sebabnya?

Seperti diketahui, kegiatan audit merupakan kegiatan wajib dalam adaptasi iso 9000. Tujuan kegiatan audit internal untuk  menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu perusahaan dalam mencapai kebijakan dan sasaran perusahaan. Apabila dirasa tidak tercapai, diambil langkah-langkah perbaikan kinerja sistem. Melalui mekanisme sistem audit internal ISO,  hal ini memungkinkan sistem yang berlandaskan perbaikan secara kontinyu.



Pelaksana kegiatan audit internal ialah auditor internal ISO. Auditor internal ISO ialah karyawan perusahaan yang ditunjuk manajemen perusahaan untuk menjabat sebagai auditor internal.

Tugasnya melakukan audit internal secara berkala, setiap tahun minimal satu kali.

Penunjukkan auditor internal merupakan kewenangan manajemen perusahaan. Karyawan yang ditunjuk sebagai auditor internal diberi pelatihan secukupnya antara lain pemahaman standar manajemen mutu ISO 9000, termasuk tata cara melakukan teknik-teknik audit internal ISO yang baik dan benar. Teknik audit  mulai dari penyusunan jadwal audit, pembuatan checklist audit, interview hingga pembuatan laporan audit.

Dalam praktek, banyak auditor internal mengeluh. Maklum dalam keseharian mereka melakukan pekerjaan lain disamping melakukan audit. Bahkan seringkali jabatan auditor merupakan jabatan sampingan, bukan pekerjaan utama.

Sudah umum terjadi di berbagai perusahaan Indonesia skala kecil menengah, manajemen  menugaskan karyawan untuk menjadi auditor internal kendati ia telah memiliki jabatan lain. Alhasil rangkap jabatan dan tugas bertambah, menjadi beban kerja!

WA grup ISO mendiskusikan persoalan ini.  WA grup ISO adalah forum diskusi melalui apps WA. Diskusi berangkat dari keinginan seorang management representative (MR) yang bekerja di bidang perkebunan untuk meningkatkan motivasi tim Internal Auditor perusahan.

Ia menyampaikan, kebanyakan internal auditor pekerjaannya merangkap jabatan. Sebenarnya mereka sudah sibuk dengan pekerjaan utamanya, namun tetap diberi pekerjaan tambahan sebagai internal auditor oleh manajemen.

Lalu sang MR berinisiatif untuk bertanya ke WA Grup ISO, apa manfaat menjadi seorang internal auditor?

Jawaban pertanyaan nantinya akan disampaiklan ke tim auditor internal tempatnya bekerja dengan harapan dapat meningkatkan motivasi sebagai seorang auditor internal.

Dari pertanyaan yang diajukan oleh sang MR itu banyak direspon anggota WA Grup ISO. Berikut hasil diskusi WA Grup ISO yang saya rangkum yang tak lain merupakan tips meningkatkan motivasi auditor internal ISO:

1. Sebagai internal auditor, kita "dipaksa" untuk mempelajari proses di bagian lain. Dengan demikian pengetahuan auditor internal  juga bertambah. Hal ini akan sangat bermanfaat jika di perusahaan ada mutasi internal, karena seorang internal auditor sudah mengetahui proses di bagian lain.
2. Untuk meningkatkan motivasi internal auditor bisa dengan cara auditor internal diberi penghargaan dalam bentuk seperti hadiah, misalnya power bank, makan siang, dll. Penghargaan ini tentunya disesuaikan dengan kemampuan perusahaan
3. Di tempat saya, karyawan yg  terlibat di kegiatan yg diluar scope job descriptionnya (termasuk internal auditor) akan mendapatkan poin reward yg akan masuk dalam formula perhitungan annual performance appraisal.
4. Dalam diskusi ini muncul istilah auditor loyalis. Maksud Auditor loyalis adalah auditor yang bekerja rangkap namun tidak mendapatkan insentif.

Apabila Anda berminat bergabung di WA Grup ISO untuk mengenal permasalahan dan kiat-kiat penerapan ISO, mohon isi formulir pendaftaran WA Grup ISO.

Baca juga:

• Sepuluh Kendala Audit Internal
• Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
• Petunjuk Praktis Audit Mutu ISO 9000