Major, Minor, dan Observasi dalam Audit ISO: Apa Bedanya?

 

 

Salah satu pertanyaan yang sering muncul saat membahas audit ISO 9001 adalah tentang perbedaan antara temuan Major, Minor, dan Observasi. Tidak jarang terjadi perbedaan persepsi mengenai ketiga kategori ini.

Perlu dipahami bahwa dalam audit internal, kategori temuan umumnya ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Namun, secara praktis, pembagian berikut dapat digunakan sebagai acuan:

1. Temuan Major

Temuan major menunjukkan bahwa suatu persyaratan standar ISO tidak didokumentasikan dan juga tidak diterapkan.

Contoh:

• Perusahaan tidak memiliki prosedur audit internal.
• Audit internal tidak pernah dilaksanakan.

Temuan seperti ini menunjukkan adanya kegagalan sistem dalam memenuhi persyaratan standar.

2. Temuan Minor

Temuan minor terjadi ketika persyaratan standar ISO hanya terpenuhi sebagian.

Misalnya:

• Prosedur sudah dibuat, tetapi tidak dijalankan.
• Praktik sudah dijalankan, tetapi belum didokumentasikan.

Contoh yang sering ditemukan adalah penyimpangan dalam penerapan prosedur atau instruksi kerja yang sudah ditetapkan.

3. Observasi

Observasi bukanlah ketidaksesuaian terhadap persyaratan standar ISO.

Kategori ini lebih bersifat masukan atau saran dari auditor untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen. Dengan kata lain, tidak ada pelanggaran standar, tetapi masih ada peluang perbaikan yang dapat dipertimbangkan perusahaan. Kategori ini dikenal juga dengan sebutan OFI (Opportunity for Improvement)

Mengapa Ada Kategori Major dan Minor?

Tujuannya adalah untuk membantu perusahaan menentukan prioritas tindakan perbaikan. Semakin besar dampak ketidaksesuaian terhadap sistem manajemen, semakin tinggi tingkat prioritas penanganannya.

Bagaimana Pengaruhnya terhadap Sertifikasi ISO?

Dalam audit eksternal yang dilakukan oleh badan sertifikasi, temuan major memiliki konsekuensi yang lebih serius dibandingkan temuan minor.

Pada umumnya, adanya satu temuan major dapat menyebabkan proses sertifikasi atau status sertifikat ditangguhkan sampai perusahaan menunjukkan bahwa tindakan perbaikan yang memadai telah dilakukan dan diverifikasi oleh auditor.

Karena itu, setiap temuan audit sebaiknya tidak hanya dipandang sebagai "kesalahan", melainkan sebagai kesempatan untuk memperbaiki dan memperkuat sistem manajemen perusahaan.

Baca juga:

• Berapa jumlah auditor yang tepat melakukan audit internal ISO?