Zulkifli Nasution's blog

Simpang bingung adalah nama bundaran jalan di rumbai dekat pekanbaru. Jika dari pekanbaru menuju padang atau dumai, bundaran ini pasti dilewati. Disebut simpang bingung karena orang yang melewati bundaran atau persimpangan jalan itu dijamin bingung. Bukan karena tak ada petunjuk arah jalan. Petunjuk jalan yang terpasang di persimpangan itu tidak jelas arahnya. Misalnya, papan petunjuk jalan menuju kota padang terpasang ke arah kota pekanbaru. Bagaimana orang tak bingung? Tidak sedikit karyawan yang bekerja di perusahaan ISO 9000 dibuat bingung dengan penerapan sistem manajemen mutu internasional itu. Bukan karena ISO 9000 adalah tidak bermanfaat sebagai petunjuk kerja buat mereka, tetapi banyak hal yang membuat mereka bingung dangusar dengan adopsi manajemen mutu iso 9000. Misalnya seperti ini. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000.  Buat mere...

Komunikasi aset penting dalam sebuah bisnis. Komunikasi yang efektif merupakan sarana utama bagi perusahaan agar selalu dapat memberikan kenyamanan untuk pelanggannya. Sudah barang tentu setiap pelanggan mengharapkan sebuah perhatian atas layanan yang  diberikan perusahaan. Oleh sebab itu. komunikasi dengan pelanggan harus dijaga sebaik-baiknya supaya pelanggan tak pindah ke pihak lain atau perusahaan lain. Menurut standard iso 9000 ( download iso9000 pdf bahasa Indonesia ) komunikasi dengan pelanggan yang terpenting adalah menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan informasi produk, tata cara penanganan order atau proses pesanan pelanggan, penjelasan bila tidak puas atas barang atau jasa yang diterima (komplain) dan feedback pelanggan. ISO 9001:2008 - 7.2.3 Komunikasi pelanggan Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan informasi produk, permintaan, penanganan kontra...

Mendapat order pelanggan sebanyak-banyaknya adalah satu hal, tetapi memenuhi pesanan sehingga pelanggan merasa puas merupakan hal lain. Standar quality management system ISO 9001 ( download iso 9001 pdf Indonesia ) mewajibkan perusahaan mempunyai mekanisme yang jelas untuk mengkaji order pelanggan. Kajian ini harus dilaksanakan sebelum order disetujui. Tujuannya adalah untuk menilai seberapa jauh perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggannya. ISO 9001:2008 - 7.2.2 Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk Organisasi harus meninjau persyaratan yang berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi berkomitmen memasok produk kepada pelanggan (misalnya menyampaikan penawaran, menyetujui kontrak atau pesanan, menyetujui perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa persyaratan produk telah ditentukan, persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya, telah diselesaika...

Perusahaan eksis karena pelanggannya. Karena itu, pelanggan harus puas atas layanan yang diberikan perusahaan. Untuk memuaskan pelanggan, pesanan pelanggan harus dipenuhi sebagaimana diinginkannya. Jika tidak, tingkat kepuasan akan menurun drastis dan akibatnya pelanggan berpaling.  Cara memuaskan pelanggan adalah mengetahui apa yang diinginkannyan dan memenuhi yang diharapkannya. Sistem memangani order atau pesanan pelanggan akan mudah bila barang atau jasa yang dijual terdapat dalam katalog. Konsumen tinggal memilih item yang sudah tersedia. Jika sesuai dengan keinginannya, ia akan memesan barang yang memang dibutuhkannya.  Selanjutnya pesanan ditulis, misalnya oleh sales, dan diserahkan ke unit kerja lain yang bertugas mengirimkan produk yang dipesan itu. Ceritanya akan lain apabila yang dipesan adalah order khusus, tak tersedia dalam katalog atau produk yang diminta bukan merupakan standar perusahaan.  Permintaan ini tentu harus diketahu...

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, menyusun strategi guna mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Tujuan perencanaan adalah memberi pengarahan, mengurangi ketidakpastian dan menghilangkan pemborosan serta menentukan standar yang akan digunakan.  Keinginan setiap organisasi ialah menghasilkan produk yang berkualitas. Untuk merealisasikan produk yang berkualitas, harus ada perencanan yang baik dan matang antar unit kerja. ISO 9001:2008 - 7.1 Perencanaan realisasi produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk merealisasikan produk. Perencanaan realisasi produk harus sesuai dengan persyaratan proses-proses sistem manajemen mutu yang lain (lihat 4.1). Dalam perencanaan realisasi produk, organisasi harus menetapkan yang berikut, jika sesuai: sasaran mutu dan persyaratan mutu produk, kebutuhan untuk penetapan proses dan dokumen serta ketersediaan sumber day...

Lingkungan kerja adalah kondisi tempat kerja yang dipengaruhi dua faktor, yakni faktor fisik dan faktor manusia, yang dapat memberikan kesan menyenangkan, aman, tentram, perasaan betah atau kerasan dan lain sebagainya. Kualitas barang dan jasa sangat bergantung pada aspek lingkungan kerja ini. Pengaturan lingkungan kerja yang nyaman memberikan dampak positif bagi para pekerja. Tak dipungkiri lagi, lingkungan kerja menjadi salah satu aspek yang harus diperhatikan sebab lingkungan kerja berpengaruh terhadap kinerja. termasuk kesehatan lingkungan kerja Standar iso 9001 menyertakan aspek lingkungan kerja sebagai salah satu bagian dari ressource management . ISO 9001:2008 - 6.4 Lingkungan kerja Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja guna memenuhi persyaratan produk. Catatan : Lingkungan kerja yang dimaksud adalah yang terkait dengan berbagai kondisi tempat pekerjaan dilakukan, termasuk faktor fisik, lingkungan dan lai-lain (mi...

Sejalan dengan waktu, fasilitas yang ada di perusahaan akan rusak secara perlahan dan bertahap. Namun, usia sarana dan prasarana itu dapat diperpanjang asalkan dipelihara dengan baik. Pemeliharaan infrastruktur bertujuan menjaga agar fasilitas tetap berfungsi sebagaimana mestinya guna menunjang pembuatan barang atau jasa sesuai dengan yang direncanakan. Kerusakan infrastruktur termasuk peralatan dapat membahayakan kesehatan dan keselamatan para pekerja. Kerusakan aset perusahaan dapat juga mempengaruhi kualitas produk. Oleh karena itu, banyak kerugian yang dihadapi perusahaan apabila infrastruktur pendukung proses-proses tidak terawat dengan baik. Manajemen pemeliharaaan merupakan bagian penting sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 - 6.3 Infrastruktur Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk. Infrastruktur mencakup, jika berlaku, gedung, ruang kerja dan ...

Menjalankan sistem manajemen mutu yang efektif memerlukan sumber daya yang memadai . Ketersediaan sumber daya yang cukup juga dibutuhkan guna memelihara dan meningkatkan performa sistem secara kontinyu Apa yang disyaratkan ISO 9001:2008 tentang sumber daya. Berikut ini adalah ketentuan klausul 6.1 Penyediaan sumber daya. 6.1 Penyediaan sumber daya Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefetifan sistem manajemen mutu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan Sumber daya tak hanya terbatas pada pekerja saja, tetapi juga termasuk sarana dan prasarana seperti peralatan, fasilitas, dan keuangan . Semua itu dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan-pekerjaan yang intinya berfokus pada kepuasan pelanggan . Fokus ISO 9001:2008 adalah kepuasan pelanggan. Ketersediaan sumber daya haru...

Kebijakan mutu merupakan dokumen terpenting menurut iso 9000. Mengapa begitu? Hal ini disebabkan semua dokumen yang berlaku di perusahaan iso 9000 bermuara pada kebijakan mutu. 5.3 Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu secara kontinyu menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu, dikomunikasikan dan dipahami dalam jajaran organisasi serta dievaluasi agar senantiasa sesuai. Kebijakan mutu adalah sebuah dokumen yang menyatakan tekad perusahaan ISO 9000 terhadap mutu. Kebijakan mutu menjadi komitmen seluruh jajaran untuk perbaikan kinerja perusahaan dan sekaligus berfungsi sebagai landasan untuk menetapkan target-target atau sasaran mutu perusahaan. Setiap karyawan wajib memahami kebijakan mutu. Hubungan  kebijakan mutu dengan peran, tugas ...

Kita semua ingin bekerja dengan baik. Untuk bisa bekerja dengan baik, tugas-tugas dan wewenang kita dalam melakukan pekerjaan sehari-hari harus jelas. Kalau tidak, pekerjaan terhambat karena ketidakjelasan “siapa mengerjakan apa” ISO 9001:2008, Klausul 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang telah ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi. Kesimpangsiuran soal tanggung jawab dan kewenangan berdampak pada kualitas barang atau jasa.  Ketidakjelasan mengakibatkan keterlambatan dan kesalahan kerja. Kerja  semrawut menyebabkan kebingungan, stress dan pada akhirnya mengurangi produktivitas. Kualitas barang dan jasa menurun akibat tidak jelas siapa mengerjakan apa. Manajemen puncak harus menjamin, setiap karyawan dilengkapi tanggung jawab dengan wewenang yang jelas untuk melakukan pekerjaan. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan...

Memenuhi kebutuhan pelanggan adalah hal penting, tetapi merealisasikan itu tentu tak mudah. Diperlukan tekad dan komitmen yang kuat seluruh dari jajaran manajemen perusahaan, mulai dari direktur hingga staf level terendah. Mengetahui keinginan pelanggan itu pun vital, lebih utama lagi saat kebutuhan pelanggan berubah-ubah karena kondisi pasar yang kerap berubah. Anda harus fokus pada hal ini suapaya lebih maju satu langkah dari kompetitor Anda. ISO 9000 menempatkan pelanggan sebagai fokus utama, sebagaimana tertuang dalam standar ISO 9001:2008 klausul 5.2 Fokus pelanggan: 5.2 Fokus pelanggan Manajemen puncak ( top management ) harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1). Menurut ISO 9000, siapapun yang berhubungan dengan pelanggan, adalah tanggung jawab top management memberi kejelasan dalam jajarannya bahwa permintaan pelanggan harus benar-...

Proses komnunikasi internal yang efektif memberikan kontribusi keberhasilan sistem manajemen mutu perusahaan. Sebaliknya, banyak permasalahan muncul akibat saluran komunikasi yang buruk. ISO 9001:2008 pada 5.5.3 Komunikasi internal menyatakan: Pimpinan puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi terjadi berkaitan dengan keefektifan sistem manajemen mutu Pimpinan puncak ( top management ) memegang peran penting proses komunikasi. Ada sejumlah persyaratan ISO9001:2008 yang  menjadi komitmen pimpinan puncak soal komunikasi. Pimpinan puncak diwajibkan mengkomunikasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memastikan: pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan  perundangan-undangan serta peraturan-peraturan lain yang berlaku kesadaran tentang peryaratan pelanggan ke seluruh jajaran manajemen perusahaan tugas dan tangungg jawab personil, sosiali...

Standar manajemen ISO 9001:2008 mewajibkan top management berperan aktif dalam mengembangkan sistem manajemen mutu iso 9001, mengapa? Tanpa komitmen top management , sistem manajemen perusahaan yang mengacu manajemen internasional ISO9000 standards dijamin berjalan sia-sia. Lantas, komitmen macam apa yang harus ditunjukkan top management sebagai bukti bahwa ia mendukung implementasi ISO 9001:2008 ? Top management istilah yang sering muncul dalam standar iso 9000. Istilah ini menjurus pada orang (atau group) yang menduduki jajaran tertinggi dalam suatu organisasi atau perusahaan . Mereka adalah owner, partner perusahaan atau direktur perusahaan. Top management dituntut untuk menunjukkan komitmennya dengan cara mematuhi peraturan-peraturan iso 9001:2008 sebagaimana tertuang pada 5.1 Management commitment yang isinya antara lain: top management wajib memgkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi peraturan perundangan-undangan yang berl...

Standar ISO dapat di-download melalui blog ini gratis. Berikut link standar ISO: ISO 9000 Sistem manajemen mutu - Dasar-dasar dan kosa kata. Standar ini berisi istilah-istilah atau kosa kata yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu dan prinsip-prinsip manajemen mutu. ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 adalah standar internasional sistem manajemen mutu . Standar ini dapat diaplikasikan pada berbagai perusahaan, baik skala besar ataupun kecil. Standar iso 9001 adalah satu-satunya standar ISO terpopuler di dunia. (Baca juga Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download ) ISO 9004:2009 Standar internasional pengelolaan organisasi untuk sukses berkelanjutan-Pendekatan manajemen mutu. Standar ini disusun sebagai pedoman perusahaan dalam rangka mencapai tujuan melalui pendekatan manajemen. Pada lampiran standar internasional ini tersedia self assessment sebagai alat untuk menilai tingkat maturity manajemen perusahaan. (Baca juga...

Boleh percaya boleh tidak, ada studi yang melaporkan bahwa perusahaan yang telah mengadopsi sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 lebih banyak memperoleh keuntungan daripada perusahaan yang belum bersertifikat ISO-9001. Dilaporkan gaji para karyawan yang bekerja di perusahaan yang telah mengadopsi ISO 9000 cenderung meningkat dari tahun-ke tahun. Jumlah kecelakaan kerja yang terjadi di perusahaan yang mengaplikasikan iso9000 jauh lebih rendah dibandingkan perusahaan-perusahaan yang belum atau tidak sama sekali mengadopsi iso  9000. Dalam studi dilaporkan pula peningkatan skala penjualan di perusahaan bersertifikat sistem manajemen mutu internasional tersebut. Laporan ini hasil studi Harvard Business School dengan judul Quality management and job quality: How the ISO 9001 Standard for Quality Management Systems Affects Employees dan Employers .

Sekarang ISO 9004:2009 sudah bisa di-download. Caranya mudah. Terlebih dahulu lakukan registrasi dan kemudian download standart ISO 9004:2009. Apa sebetulnya standar dengan judul lengkap ISO 9004:2009: Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach ini? ISO 9004:2009 adalah dokumen panduan. Dokumen panduan yang menjadi acuan bagi perusahaan  meningkatkan kinerja operasional perusahaan secara menyeluruh dan berkesinambungan. Dokumen yang membimbing perusahaan senantiasa sukses. Salah satu yang menarik dari standar terbaru ISO 9004:2009 ini adalah adanya penjelasan tentang konsep self assessment . ISO 9004:2009 menerangkan konsep self assessment sebagai alat yang dapat digunakan manajemen guna menilai tingkat kinerja sistem manajamen perusahaan. Self assesment juga membantu manajemen mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan dan inovasi. konsep ini dapat dibaca pada lampiran standar ISO 9004:2009. Download ISO 9004 pada link y...

Tanya : Apa yang dimaksud "outsourcing process?" Jawab : Outsourcing process atau proses subkontraktor adalah suatu proses yang diperlukan perusahaan guna menghasilkan barang atau jasa dan proses itu dilakukan oleh pihak di luar perusahaan. Sejumlah perusahaan melakukan outsourcing processs karena berbagai alasan, antara lain: biaya yang lebih murah jika proses itu dilakukan pihak luar, keterbatasan fasilitas atau kurangnya personil untuk melakukan proses tsb, dll. Hubungan antara perusahaan (y our business ) , suppliers dan proses outsourcing dapat dilihat pada gambar berikut di bawah ini. Gambar: Hubungan antara supplier-perusahaan-pelanggan Outsource A dan outsource B Dari gambar di atas terlihat jelas Outsource A menerangkan alur proses barang atau jasa yang berasal dari perusahaan ( Your business ) untuk dikerjakan oleh pihak outsource dan langsung dikirim ke pelanggan. Outsource B menggambarkan alur proses bara...

Bekerja dengan rencana tentu akan lebih baik hasilnya daripada tanpa rencana. Melalui perencanaan yang baik, pekerjaan pastinya lebih mudah dikontrol. Apapun bentuknya, suatu rencana harus mempertimbangkan orang-orang yang nantinya ditugaskan melakukan pekerjaan-pekerjaan sebagaimana tertuang dalam perencanaan. Supaya berjalan lancar, orang-orang yang menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan itu haruslah orang-orang yang  berkompeten. Pasalnya, kualitas produk (barang atau jasa) sangat bergantung pada kompetensi SDM yang dimiliki perusahaan. Demikian dinyatakan quality management system iso 9001-2008 . Menurut iso 9001-2008, kompetensi dapat dipahami sebagai kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman .  Sebagai catatan, standar sistem manajemen mutu iso 9001-2008 tidak mensyaratkan personil wajib memiliki kompetensi yang mengandung semua elemen itu. Kompetensi harus disesuaikan dengan karakter pekerjaan. Lebih lanjut iso 9001-2008 menambahkan, ...

ISO Survey  2008 melaporkan bahwa terdapat peningkatan jumlah sertifikat iso di Indonesia . Data jumlah sertifikat ISO dalam kurun waktu tahun 2004 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut:   Sertifikat ISO 9001:2000/2008 Des 2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 3134 4068 4783 4532 5713   Sertifikat ISO 14001:2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 430 369 625 849   Sertifikat ISO/TS 16949:2002 Des 2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 10 36 110 135 155   Sertifikat ISO 13485:2003 Des 2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 1 4 6 5 8   Sertifikat ISO 27001:2005 Des 2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 - - 2 3 7   Sertifikat ISO 22000:2005 Des 2004 Des 2005 Des 2006 Des 2007 Des 2008 - - - 35 118 Sumber: The ISO Survey of Certification 2008