Zulkifli Nasution's blog

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni Pertanyaan umum (open ended question) Pertanyaan klarifikasi (clarifying) pertanyaan "closed ended" Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa. Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya. Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye). Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah...

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu. Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif? Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut. 1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit. Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini. "Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [s...

Standar manajemen mutu iso9001:2008 (SNI ISO 9001:2008) sekarang sudah bisa di-download. Standar yang berjumlah 40 halaman ini adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang terbaru ISO 9001 :2008. Standar sistem manajemen terbaru  menggantikan iso 9001 versi 2000. Sebagai informasi, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru. standar ini menyempurnakan iso 9001:2000. Oleh karena sifatnya penyempurnaan standar versi lama, perubahan yang terdapat pada ISO 9001:2008 tidak signifikan. Perubahan itu dapat dilihat pada lampiran standar iso 9001 2008, annex B: Changes between ISO 9001:2000 and ISO 9001:2008. Untuk men-download standar, klik standar manajemen mutu ISO 9001:2008.pdf

Keberhasilan penerapan ISO 9000 sangat bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Jika pengetahuan auditor internal mengenai teknik audit tidak memadai, efektivitas sistem ISO 9000 yang diterapkan di perusahaan patut diragukan. Oleh karena itu, keterampilan auditor internal perlu terus ditingkatkan, terutama dalam menulis laporan audit. Dalam kegiatan audit ISO, laporan audit memegang peranan penting. Jika auditee (pihak yang diaudit) tidak memahami isi laporan karena ditulis dengan kalimat yang rumit atau sulit dipahami, wajar apabila mereka enggan atau menolak melakukan perbaikan. Jika perbaikan tidak dilakukan, bagaimana sistem ISO 9000 dapat berjalan secara efektif? Seorang auditor sebaiknya memiliki kemampuan menulis yang baik. Auditor perlu memahami tata bahasa yang benar agar isi laporan dapat dipahami dengan jelas oleh pembacanya. Perhatikan contoh kalimat laporan audit berikut: Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 Juni–2 Juli 2007 tidak sesuai den...

Slogan " Quality is everybody's job " sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang. Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder , yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan. Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility . Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility . Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawa...

Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru ( iso9004:2009 ) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar. Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah " Managing for sustained success of an organization - A quality management approach". Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001. Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi dises...

Setiap sistem yang diterapkan dalam suatu organisasi, apa pun jenisnya, perlu dievaluasi secara berkala. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sistem tersebut berfungsi sebagaimana yang diharapkan dan tetap relevan dengan kebutuhan organisasi. Hal ini juga berlaku pada penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Management review atau tinjauan manajemen adalah istilah dalam ISO 9000 yang merujuk pada kegiatan evaluasi berkala untuk menilai kinerja dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang diterapkan oleh organisasi. Oleh karena itu, organisasi yang mengadopsi ISO 9001 wajib melakukan evaluasi atau kaji ulang sistem secara berkala. Kegiatan evaluasi inilah yang disebut sebagai management review. Dalam praktek, sebagian besar perusahaan bersertifikat ISO 9001 melaksanakan management review melalui rapat atau pertemuan formal. Rapat ini bertujuan untuk mengkaji kinerja sistem manajemen mutu yang telah diterapkan oleh perusahaan. Sebenarnya, management review tidak harus selalu dila...

Semua orang tahu, melestarikan lingkungan merupakan tugas setiap orang sebab pencemaran lingkungan dapat menjadi sumber malapetaka bagi kita semua. Pencemaran lingkungan bisa mencemari udara yang kita hirup. Pencemaran lingkungan bisa membuat air menjadi kotor sehingga tak layak diminum. Tak disangkal pencemaran lingkungan berdampak buruk terhadap bunyi yang mengakibatkan pendengaran kita terganggu. Bahkan, pencemaran lingkungan dapat berpengaruh buruk pada langit! Semua itu berdampak pada kesehatan manusia, mengakibatkan kerusakan tanaman dan hewan serta tempat tinggal mereka. Cara untuk mengantisipasi pencemaran lingkungan tidak semua orang tahu. Bisa dijamin, tidak semua tahu bahwa salah satu cara melindungi lingkungan adalah dengan menerapkan standar iso 14000 . Lantas, apa iso14000 itu? Supaya tahu, cobalah simak video clip yang di-rilis International Organization for Standardization(ISO) "ISO 14001 -- the world's EMS standard" , video yang dapat juga diguna...

Adalah kebangggaan tersendiri bagi perusahaan yang telah berhasil meraih sertifikat iso 9001 atau iso 14001 dengan mempublikasihan keberhasilan memperoleh sertifikat iso itu melalui koran, mencantumkan logo iso di kop surat perusahaan atau pada kemasan produk dan material advertising lainnya seperti company profile. Patut diketahui bahwa sesungguhnya publikasi iso9001 atau iso14001 itu ada aturannya . Penulisan " ISO 9000 certification " atau " ISO 14000 certification " tidak dibernarkan. Versi kedua standar internasional itu harus pula dicantumkan. Tulisan yang benar adalah "ISO 9001: 2000 certification" (atau" ISO 9001: 2008 certification") dan "ISO 14001: 2004 certification" Tidak diperbolehkan menulis " ISO certified " atau " ISO certification " Publikasi yang benar adalah " ISO 9001:2000 certified" (atau "ISO 9001:2008 certified"), "ISO 9001:2008 certification", ...

Dua istilah sering muncul berkaitan dengan management iso 9000, yakni kebijakan mutu dan sasaran mutu. Ya, kedua istilah ini saling berhubungan. Setelah membuat kebijakan mutu, langkah selanjutnya menetapkan sasaran mutu.. 5.4.1 Sasaran mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.    Agar pernyataan yang tertuang dalam kebijakan mutu mempunyai dampak nyata, harus dibuat sasaran mutu dalam bentuk target-target yang terukur. Contoh sasaran mutu dapat dilihat sebagai berikut. Contoh sasaran mutu.xls