Apa Bukti Review Dokumen?

Dalam praktek ISO, pengelolaan dokumen gampang-gampang susah. Saya kerap mendapat pertanyaan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen. Pertanyaannya, apa bukti bahwa kita sudah melakukan review terhadap dokumen ISO misalnya SOP?

Seperti kita tahu bahwa penerapan standardisasi ISO 9001 membutuhkan banyak dokumen seperti manual, SOP  dan Instruksi kerja. Semua dokumen ini menjadi panduan kerja sehari-hari. Kita ambil contoh SOP Pembelian. SOP ini menjelaskan urutan proses pembelian, mulai dari permintaan barang sampai dengan datang dan diterima oleh pihak yang meminta barang. SOP Pembelian memberi panduan kepada kita cara mengelola pembelian barang dan jasa  dengan benar. Dengan berjalannya waktu tentu bisa terjadi perubahan urutan kerja proses pembelian. Perubahan didasarkan atas berbagai faktor. Maka SOP pembelian  perlu kita perbaharui sehingga isi SOP pembelian sesuai dengan perubahan yang telah disepakati. 

Standar ISO 9001 menghendaki dokumen harus selalu up to date agar personel yang menggunakan dokumen selalu memiliki panduan terkini. Untuk menjamin dokumen selalu up to date,  dokumen perlu di-review atau dikaji ulang secara berkala sehingga isinya sesuai dengan kondisi aktual. Jika tidak, ada risiko yang bakal mengakibatkan kesalahan kerja atau kerja ulang. Ini menggangu kinerja operasional dan meningkatkan biaya yang tidak perlu, dan harus dihindari.

Jika perusahaan memiliki 30 sampai dengan 40 SOP atau bahkan lebih, bagaimana cara kita melakukan review pada dokumen-dokumen itu?  

Standar ISO 9001 tidak mengatur detil cara review dokumen. Hal ini disebabkan standar ISO 9001 bukan standar dokumen. 

Banyak cara melakukan review dokumen. Salah satu cara yang paling umum dilakukan adalah dengan menerbitkan formulir review dokumen. Setidaknya satu tahun sekali dilakukan review terhadap seluruh dokumen (manual , SOP, Instruksi kerja) dengan bantuan formulir review dokumen.  Lalu apa isi formulir dokumen? Isi formulir memuat nama dokumen, bukti review dokumen, pihak yang melakukan review, dan tanggal. 

Untuk mempermudah pemahaman, download contoh formulir review dokumen.

 Seperti saya tulis di atas, waktu review dokumen satu tahun sekali. Jika dibutuhkan lebih sering, misalnya setiap 3 (triwulan) atau setiap 6 bulan (semester)  tentunya akan lebih baik.

Semakin sering update dokumen kita, dokumen semakin baik. Dokumen menjadi living document, dokumen yang membantu kita bekerja.