Zulkifli Nasution's blog

Di milis QualityClub , milis yang mendiskusikan standar manajemen mutu iso 9000, dibahas topik tentang audit top management . Tema ini cukup banyak mendapat banyak respon dari para anggota milis. Tema dengan judul "Audit Top Management, Mengapa?" dapat dibaca pada tulisan di bawah ini. ---- Rekan-rekan QualityClub Seorang quality management representative bertanya kepada saya melalui email soal audit iso 9001. Ia meminta agar pertanyaannya ini juga disampaikan ke forum milis QualityClub. Ceritanya begini. Pada suatu kegiatan audit ISO 9001, presiden direktur perusahaan tempatnya bekerja menolak diaudit. Sebagaimana kita ketahui standar mewajibkan kegiatan internal auditing , termasuk audit kepada direktur atau top management. Akan tetapi, presiden direktur itu berpendapat. semestinya bukan dirinya diaudit melainkan bawahannya, termasuk quality management representative. "Justru setiap karyawan perlu diaudit supaya bisa ...

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni Pertanyaan umum (open ended question) Pertanyaan klarifikasi (clarifying) pertanyaan "closed ended" Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa. Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya. Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye). Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah...

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu. Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif? Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut. 1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit. Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini. "Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [s...

Standar manajemen mutu iso9001:2008 (SNI ISO 9001:2008) sekarang sudah bisa di-download. Standar yang berjumlah 40 halaman ini adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang terbaru ISO 9001 :2008. Standar sistem manajemen terbaru  menggantikan iso 9001 versi 2000. Sebagai informasi, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru. standar ini menyempurnakan iso 9001:2000. Oleh karena sifatnya penyempurnaan standar versi lama, perubahan yang terdapat pada ISO 9001:2008 tidak signifikan. Perubahan itu dapat dilihat pada lampiran standar iso 9001 2008, annex B: Changes between ISO 9001:2000 and ISO 9001:2008. Untuk men-download standar, klik standar manajemen mutu ISO 9001:2008.pdf

Keberhasilan penerapan iso 9000 bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Apabila pengetahuan auditor internal tentang teknik-teknik audit tidak memadai, sistem iso 9000 yang berjalan di perusahaan diragukan keefektifannya. Oleh sebab itu, sewajarnya keterampilan seorang auditor internal ditingkatkan khususnya soal menulis laporan audit . Dalam kegiatan audit iso, laporan audit itu penting. Seandainya auditee (orang atau pihak yang diaudit) tidak paham isi laporan lantaran ditulis dengan kalimat yang sulit dipahami, harap dimaklumi auditee menolak atau enggan melakukan perbaikan . Jika auditee menolak perbaikan, bagaimana sistem iso 9000 berjalan efektif? Seorang auditor hendaknya seseorang yang terampil menulis. Ia mengenal tata bahasa yang baik sehingga isi laporan mudah dipahami dengan jelas oleh orang yang membaca laporan itu. Simak kalimat laporan audit yang baik berikut ini: Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 - 2 Juli 2007 tidak s...

Slogan " Quality is everybody's job " sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang. Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder , yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan. Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility . Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility . Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawa...

Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru ( iso9004:2009 ) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar. Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah " Managing for sustained success of an organization - A quality management approach". Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001. Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi dises...

Management review (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tinjauan manajemen ) adalah istilah iso9000 yang artinya suatu kegiatan berkala yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu. Suatu sistem yang diterapkan pada suatu organisasi, sistem apa pun itu, harus dievaluasi. Tujuannya guna menilai seberapa jauh sistem yang diaplikasikan berfungsi sebagaimana diharapkan.   Demikian halnya dengan penerapan sistem iso 9000. Siapa pun yang mengadopsi sistem manajemen mutu iso 9001, sistem yang diterapkan harus dievaulasi atau dikaji secara berkala.Kegiatan evaluasi sistem itu dinamakan management review .   Dalam praktek, kebanyakan perusahaan bersertifikat iso 9001 melaksanakan management review melalui mekanisme rapat pertemuan atau meeting . Rapat  dilaksanakan untuk mengkaji sistem iso 9001 yang diterapkan perusahaan tersebut.   Sesungguhnya melakukan management review melalui mekanisme rapat bukanlah satu-satunya cara. Cara lain misalnya ...

Semua orang tahu, melestarikan lingkungan merupakan tugas setiap orang sebab pencemaran lingkungan dapat menjadi sumber malapetaka bagi kita semua. Pencemaran lingkungan bisa mencemari udara yang kita hirup. Pencemaran lingkungan bisa membuat air menjadi kotor sehingga tak layak diminum. Tak disangkal pencemaran lingkungan berdampak buruk terhadap bunyi yang mengakibatkan pendengaran kita terganggu. Bahkan, pencemaran lingkungan dapat berpengaruh buruk pada langit! Semua itu berdampak pada kesehatan manusia, mengakibatkan kerusakan tanaman dan hewan serta tempat tinggal mereka. Cara untuk mengantisipasi pencemaran lingkungan tidak semua orang tahu. Bisa dijamin, tidak semua tahu bahwa salah satu cara melindungi lingkungan adalah dengan menerapkan standar iso 14000 . Lantas, apa iso14000 itu? Supaya tahu, cobalah simak video clip yang di-rilis International Organization for Standardization(ISO) "ISO 14001 -- the world's EMS standard" , video yang dapat juga diguna...

Adalah kebangggaan tersendiri bagi perusahaan yang telah berhasil meraih sertifikat iso 9001 atau iso 14001 dengan mempublikasihan keberhasilan memperoleh sertifikat iso itu melalui koran, mencantumkan logo iso di kop surat perusahaan atau pada kemasan produk dan material advertising lainnya seperti company profile. Patut diketahui bahwa sesungguhnya publikasi iso9001 atau iso14001 itu ada aturannya . Penulisan " ISO 9000 certification " atau " ISO 14000 certification " tidak dibernarkan. Versi kedua standar internasional itu harus pula dicantumkan. Tulisan yang benar adalah "ISO 9001: 2000 certification" (atau" ISO 9001: 2008 certification") dan "ISO 14001: 2004 certification" Tidak diperbolehkan menulis " ISO certified " atau " ISO certification " Publikasi yang benar adalah " ISO 9001:2000 certified" (atau "ISO 9001:2008 certified"), "ISO 9001:2008 certification", ...

Dua istilah sering muncul berkaitan dengan management iso 9000, yakni kebijakan mutu dan sasaran mutu. Ya, kedua istilah ini saling berhubungan. Setelah membuat kebijakan mutu, langkah selanjutnya menetapkan sasaran mutu.. 5.4.1 Sasaran mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.    Agar pernyataan yang tertuang dalam kebijakan mutu mempunyai dampak nyata, harus dibuat sasaran mutu dalam bentuk target-target yang terukur. Contoh sasaran mutu dapat dilihat sebagai berikut. Contoh sasaran mutu.xls

Iso 9001:2008 (standard versi baru ) diterbitkan dengan tujuan klarifikasi dan penegasan-penegasan ketentuan yang terdapat dalam standar iso 9001:2000 (standard versi lama) Dibandingkan dengan standar versi lama, standard versi baru tidak berisi persyaratan baru. Standar versi baru diterbitkan guna penyesuaian (kompatibilitas) dengan sistem manajemen lingkungan iso 14001 standard sehingga menjadi mudah mengadopsi kedua iso standards (iso 9001 dan iso 14001) sekaligus. Berikut jangka waktu yang perlu diperhatikan bagi perusahaan yang sudah berhasil meraih sertifikat iso 9001:2000 ( iso 9001 certified ) atau yang tengah berencana mengadopsi sistem manajemen mutu. Tanggal 15 November 2008 Iso 9001:2008 diterbitkan Tanggal 15 November 2008 hingga 14 November 2009 Pada kurun waktu ini sertifikat ISO 9001:2000 masih boleh diterbitkan, tetapi dianjurkan bagi perusahaan, baik yang sudah bersertfikat ISO 9001 maupun yang belum, mengadopsi standar iso ...

Quality manual adalah dokumen yang harus dimiliki sebuah perusahaan apabila ingin meraih sertifikat ISO 9001. Quality manual disyaratkan ISO 9001 harus tersedia. Quality manual atau dalam bahasa Indonesia pedoman mutu adalah suatu dokumen yang fungsinya mirip sebuah peta. Peta menjelaskan tata letak suatu lokasi daerah atau jalan, menyediakan informasi letak suatu lokasi atau jalan yang saling berhubungan. Sama halnya dengan quality manual , dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi yang membaca dokumen ini memahami rangkaian kegiatan-kegiatan suatu perusahaan. Quality manual sekaligus memberi informasi hubungan atau interaksi kegiatan satu dan kegiatan lain dalam perusahaan, dimulai dari proses pengelolaan order hingga proses pengiriman produk ke pelanggan. Quality manual mirip road map sebuah perusahaan, dokumen ini berisi rangkaian kegiatan di dalam suatu perusahaan. Selain berisi rangkaian kegiatan perusahaan, quality manual juga harus memuat prosedur-prosed...

Pada umumnya perusahaan yang telah mengadopsi sistem manajemen mutu ( Quality Management System ) iso 9001 kemudian mengadopsi standar internasional yang lain misalnya sistem manajemen lingkungan ( Environmental Management System ) iso 14001. Cara menerapkan kedua standar internasional itu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Sebagian perusahaan mengadopsi sistem secara terpisah, sebagian lagi melakukan integrasi. Terpisah misalnya perusahaan itu memiliki dua manual, yaitu sebuah quality manual yang mengacu pada iso 9001 standard dan sebuah company manual mengacu pada iso 14001 standard. Perusahaan yang mengadopsi kedua standar dengan cara integrasi menyusun sebuah manual dengan merujuk pada standard iso 9001 dan iso14001. Berikut contoh quality manual integrasi iso 9001 dan iso 14001. Download contoh quality system manual integrasi yang dapat digunakan sebagai dokumen panduan: Integrated management system manual (pdf) Baca juga: ISO 9001...

ISO 19011:2002 adalah standar internasional yang menjadi panduan audit: sistem manajemen mutu sistem manajemen lingkungan Standar ini diterbitkan dan dikembangkan oleh International Organization fot Standardization (ISO) yang menyajikan empat pokok audit: penjelasan prinsip-prinsip audit sistem manajemen panduan menyusun program audit tata cara melaksanakan audit pedoman kriteria auditor dan evaluasi auditor Baca juga: Standar Audit Terbaru ISO 19011:2011

Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat komunikasi. Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat bukti Dokumen sebagai " knowledge sharing " 1. Dokumen sebagai alat komunikasi Dalam sebuah dokumen (quality document) termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan. Contohnya dokumen yang memuat perencanaan, dokumen yang berisi daftar sediaan, dokumen yang memuat riwayat pelatihan, dll. 2. Dokumen sebagai alat bukti Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang. Checksheet adalah dokumen. 3. Dokumen sebagai " knowledge sharing " Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya. Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya agar do...

International Organization for Standardization (ISO) mempublikasikan sebuah dokumen dengan judul " Selection and Use of the ISO9000 Family of Standards ". Dokumen iso yang dapat di-download ini berisi penjelasan-penjelasan yang antara lain meliputi: Penjelasan standar seri iso 9000 Dokumen " Selection and Use of the iso 9000 Family of Standards " menjelaskan standar seri iso 9000, mulai dari iso 9000, iso 9001 hingga iso 9004. Selain itu, dijelaskan pula secara singkat iso standards yang lain terkait dengan iso 9000 seperti iso 19011. Tahap-tahap penerapan sistem manajemen Tujuh langkah aplikasi sistem manajemen satu persatu diuraikan dalam dokumen Selection and Use of the iso 9000 Family of Standards . Contoh aplikasi iso 9000 standard dan contoh dokumen iso Beberapa contoh aplikasi sistem manajemen dari berbagai bidang industri dijabarkan dalam dokumen ini. Informasi seri iso 9000 Informasi penting seperti website, majalah reguler is...

Forum Sintegral ISO9000 discussion group ditujukan kepada Anda yang ingin meningkatkan pemahaman ISO 9000. Forum Sintegral adalah forum diskusi interaktif yang disertai diskusi dan tanya jawab kiat-kiat penerapan iso 9000, termasuk teknik-teknik audit dan berbagai aspek yang berhubungan dengan ISO 9000. Untuk menjadi anggota forum SINTEGRAL, klik subscribe forum

Setiap perusahaan yang menerapkan sistem iso 9000 wajib menjalankan audit internal secara berkala. Dalam pelaksanaannya, audit yang diterapkan kerap tidak efektif bukan karena metode audit yang digunakan, tetapi disebabkan auditor kurang terlatih dalam menulis laporan audit. Seringkali situasi seperti ini terjadi perusahaan. Laporan audit hanya dipahami oleh auditee (pihak yang diaudit) ketika auditor masih berada di hadapannya. Pada saat itu auditor dapat menjelaskan penyimpangan secara lisan. Namun, setelah auditor meninggalkan auditee timbul kebingungan. Hal ini lantaran auditee tidak lagi memahami laporan audit yang diterimanya. Maklum, tidak sedikit auditor yang menulis kalimat tanpa mengindahkan kaidah tata bahasa yang baik. Membaca laporan audit makin memusingkan jika ditulis oleh auditor yang gemar menulis kalimat "Tidak ada bukti..." atau "tidak tersedia bukti..." Sesungguhnya laporan audit yang mengandung unsur-unsur "tidak ditemukan bukti......

Para auditor sistem manajemen mutu tentu memerlukan dokumen ini, dokumen panduan yang dibuat oleh ISO9001 Auditing Practices Group (APG) . Dokumen panduan APG memuat pedoman untuk menjalankan kegiatan audit, berisi contoh-contoh dan tata cara melakukan audit sistem manajemen mutu iso9001, berikut penjelasan teknik-teknik audit. Dokumen ISO 9001 Auditing Practices Group (APG) dapat di-download, klik APG.zip Baca juga: Sepuluh Kendala Audit Internal Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan? Tips Calon Auditor Mutu Internal Jurnalis dan Auditor ISO Audit Top Management, Mengapa? Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1) Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2) Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit? Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan Auditor Menuntut Bayaran Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000