Berapa lama masa simpan rekaman?

Setiap hari kita membuat catatan. Kata lain catatan adalah record atau rekaman. Record atau rekaman merupakan dokumen yang menunjukkan bukti. Contoh rekaman misalnya laporan harian, medical record, laporan audit, bukti inspeksi, dll. Kita menggunakan rekaman sebagai bukti dan sekaligus sebagai bahan evaluasi guna mengambil keputusan.

ISO 9000 mewajibkan rekaman ditentukan masa simpan. Rekaman yang telah melewati masa simpan boleh dimusnahkan sepanjang ketentuan itu ditulis dalam prosedur.   Apabila masa simpan  tidak ditentukan, jumlah rekaman bakal bertumpuk-tumpuk dan merepotkan akibat tempat simpan dokumen terbatas.

Menentukan masa simpan rekaman ada acuannya. Masa simpan rekaman bisa mengacu beberapa sumber:
1. kebijakan internal perusahaan
2. persyaratan pelanggan atau
3. peraturan perundangan.

Misalnya laporan pemeriksaan barang ditentukan masa simpan selama 2 tahun. Setelah masa simpan berakhir, dokumen boleh dimusnahkan. Penetapan masa simpan 2 tahun itu merupakan kebijakan internal perusahaan.

Selain kebijakan internal, pelanggan dapat menentukan masa simpan suatu rekaman. Hal ini biasanya dinyatakan dalam kontrak atau kesepakatan tertulis. Masa simpan yang ditentukan pelanggan misalnya bahwa suatu rekaman ditentukan masa simpan sepanjang umur suatu produk.

Pemerintah Indonesia juga mengatur perihal dokumen perusahaan. Ada UU yang memuat aturan tentang penyimpanan dokumen perusahaan.

Mau tahu? UU tentang dokumen perusahaan bisa di download, donwload peraturan 

Berapa lama masa simpan dokumen di tenpat Anda bekerja?

Baca juga:

• Definisi rekaman