Sejumlah tahapan perlu diketahui untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Tahapan ini dijelaskan untuk perusahaan yang membutuhkan informasi tahap-demi tahap menuju sertifikasi ISO 9001:2015.
Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015 bersifat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan tempat Anda bekerja.
Tahap-tahap menuju sertifikasi ISO 9001:2015 adalah sebagai berikut:
1. Membentuk tim ISO perusahaan
Tahap pembentukan tim penting agar pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 berjalan sukses. Manajemen perlu menunjuk tim ISO perusahaan yang terdiri dari perwakilan unit kerja-unit kerja yang ada di perusahaan. Tim ISO terdiri dari perwakilan departemen Marketing atau Sales, HRD, Pembelian, Quality dan departemen-departemen lainnya. Tim ISO dari tiap-tiap unit kerja ini setidaknya termasuk manager dan staff.
Tim ISO dikoordinir oleh koordinator ISO yang biasanya dikenal dengan Management Representative atau Wakil Manajemen. Jabatan Management representative disarankan jabatan yang cukup tinggi di perusahaan sebab tugas utamanya adalah koordinasi antarbagian dan karenanya personel perlu memiliki power yang cukup.
2. Gap analisis
Tahap gap analisis hanya bisa dilakukan apabila ada anggota tim ISO yang sudah paham tentang ISO 9001. Tugasnya melakukan gap analisis untuk menilai seberapa jauh pemenuhan perusahaan pada kondisi awal terhadap persyaratan ISO 9001:2015.
Gap analisis dilakukan antara lain dengan melakukan pengecekkan dokumen-dokumen perusahaan atau dengan melakukan interview terhadap perwakilan unit-unit kerja untuk mengetahui berbagai kegiatan atau proses yang ada di unit kerja masing-masing dibandingkan dengan persyaratan ISO 9001:2015.
3. Melakukan training ISO 9001:2015
Tahap training ISO 9001:2015 hampir sama dengan tahap 2, hanya bisa dilaksanakan apabila sudah ada anggota tim ISO perusahaan yang paham ISO 9001:2015. Apabila tidak tersedia, manajemen bisa menunjuk konsultan atau trainer dari perusahaan penyedia jasa konsultan ISO.
Training diberikan kepada tim ISO perusahaan agar memahani ISO 9001:2015, termasuk prinsip-prinsip manajemen, keuntungan mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001 versi 2015, tata cara sistem pendokumentasian dan persyaratan-persyaratan ISO 9001:2015 yang relevan.
4. Membuat dokumen ISO
Tahap penyusunan dokumen ISO merupakan tahap yang paling lama dalam tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015
Dalam tahap ini tim ISO ditugaskan membuat sejumlah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan disyaratkan ISO 9001:2015.
Dokumen-dokumen ISO yang perlu dibuat antara lain:
- Manual mutu (atau disebut juga Pedoman Mutu)
- prosedur (atau SOP)
- Instruksi kerja (atau Working Instruction)
- Formulir (Formulir yang telah diisi disebut Rekaman atau Record)
Penjelasan tiap-tiap dokumen dapat dibaca pada tulisan saya: Begini Piramida Dokumen ISO di perusahaan Bersertifikat ISO 9001
5. Training auditor internal
Training dilakukan oleh personel tim ISO perusahaan yang pernah mengikuti training auditor internal berdasarkan ISO 19011 (standar internasional audit). Apabila personel yang telah memahami ISO 19011 tidak tersedia, sebaiknya manajemen menunjuk konsultan atau trainer dari perusahaan penyedia jasa konsultan ISO atau lembaga sertifikasi.
Training menerangkan calon auditor internal tentang berbagai teknik-teknik audit dan menyusun laporan audit, tugas dan tanggung jawab auditor serta kompetensi yang harus dimiliki seorang auditor.
6. Melaksanakan audit internal
Tahap audit internal dilaksanakan setelah dokumen yang disusun selesai dan telah disosialisasikan kepada seluruh unit-unit kerja yang terkait.
Auditor internal perusahaan melakukan audit dengan mengacu kriteria audit. Kriteria audit antara mencakup SOP dan panduan-panduan kerja yang baku lainnya.
Auditor menerbitkan laporan temuan audit bila ditemukan penyimpangan audit. Auditee (pihak yang diaudit) wajib melakukan perbaikan temuan audit tanpa ditunda.
7. Melaksanakan Tinjauan Manajemen
Tahap Tinjauan Manajemen dilakukan setelah tahap audit internal telah rampung dilaksanakan.
Tinjauan manajemen (atau management review) adalah tahap dilakukannya kajian terhadap penerapan manajemen mutu ISO 9001:2015. Tahap ini biasanya digelar dalam bentuk rapat.
Management representative mengkoordinir rapat tinjauan manajemen yang dihadiri top management (direktur) dan tim ISO perusahaan.
Agenda rapat sudah ditentukan oleh standard ISO 9001:2015. Agenda rapat dapat dibaca di Tinjauan Manajemen versi ISO 9001:2015
8. Persiapan sertifikasi ISO 9001:2015
Proses sertifikasi dilaksanakan oleh auditor independen yang bekerja di lembaga sertifikasi. Sebab itu, manajemen perlu memilih dan menunjuk lembaga sertifikasi yang akan melakukan audit sertifikasi ISO 9001:2015 di perusahaan. Berbagi lembaga sertifikasi yang bagus tersedia di seluruh kota besar Indonesia dan bisa diminta penawaran biaya sertifikasi ISO 9001:2015.
Setelah lembaga sertifikasi ditunjuk, tim ISO menyiapkan segala sesuatu untuk menghadapi audit eksternal ini.
9. Proses sertifikasi ISO 9001:2015
Tahap sertifikasi merupakan tahap terakhir dari tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015.
Proses sertifikasi digelar dalam dua tahap, tahap 1 audit stage 1 (audit tahap 1) dan audit stage 2 (audit tahap 2). Audit stage 1 dilakukan pemeriksaan oleh auditor eksternal khususnya kesiapan dokumen ISO. Audit stage 2 dilakukan setelah audit stage 1 telah selesai dilakukan dan setiap temuan telah ditindaklanjuti tim ISO perusahaan.
Demikian tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015. Tahapan ini bisa berlangsung cepat atau lama bergantung dari kesiapan tim ISO dan terutama komitmen untuk menerapkan ISO 9001;2015 dengan sungguh-sungguh.
Baca juga:
Komentar
Posting Komentar