2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni
Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya.
Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye).
Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah disebutkan di atas.
Penjelasan jumlah informasi yang dapat diperoleh berdasarkan ketiga jenis pertanyaan ini mengiktuti bentuk sebuah cerobong atau corong.
Oleh karenanya, orang menyebut penjelasan ini dengan nama "funnel approach"
Guna mendapat banyak informasi dari auditee, auditor disarankan menggunakan pertanyaan umum di awal interview.
Pertanyaan umum bertujuan menggali informasi sebanyak-banyaknya.
Apa pertanyaan umum itu?
Pertanyaan umum pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban ya atau tidak atau jawaban-jawaban singkat lainnya. Sebaliknya, pertanyaan umum membutuhkan jawaban-jawaban panjang lebar.
Umpamanya, Anda seorang auditor yang tengah melaksanakan audit di unit pembelian. Anda bertanya kepada kepala bagian itu dengan mengajukan pertanyaan umum di awal interview audit.
Pertanyaan umum "memaksa" auditee memberikan informasi selengkap-lengkapnya tentang suatu proses atau aktivitas.
Dengan demikian, auditor dapat menghimpun informasi yang cukup dan lengkap guna analisa kelak.
Sekiranya penjelasan auditee dirasa kurang, auditor dapat mengajukan cara ampuh yang berikutnya dengan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Pertanyaan klarifikasi mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum. Pertanyaan klarifikasi ambil contoh sebagai berikut.
Untuk mencegah kurangnya informasi, pertanyaan klarifkasi strategi yang tepat untuk diajukan. Dengan bantuan pertanyaan klarifikasi tidak ada informasi tertinggal atau hilang.
Harap diingat, auditor memerlukan informasi yang benar-benar lengkap guna memperoleh gambaran yang memadai mengenai suatu proses yang nantinya diperlukan saat menyusun laporan audit.
Berbeda dengan pertanyaan umum dan pertanyaaan klarifikasi, pertanyaan "closed ended" membutuhkan jawaban singkat, seperti jawaban ya-tidak, benar-salah atau jawaban-jawaban yang sejenis.
Singkatnya, pertanyaan closed ended memberikan informasi yang minim. Pertanyaan closed ended misalnya,
Tujuannya untuk memperoleh informasi yang banyak dan lengkap. Kemudian, ajukan pertanyaan klarifikasi dan pertanyaan "closed ended", atau kombinasi dari keduanya (disesuaikan dengan kondisi interview).
Kedua metode pertanyaan yang terakhir bertujuan mempertajam informasi yang diperoleh dari jawaban pertanyaan umum. Praktekkan cara ampuh ini, semoga Anda berhasil!
Baca juga:
Sepuluh Kendala Audit Internal
Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
Tips Calon Auditor Mutu Internal
Jurnalis dan Auditor ISO
Audit Top Management, Mengapa?
Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)
Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?
Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
Panduan Audit ISO 9001
Auditor Menuntut Bayaran
Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000
- Pertanyaan umum (open ended question)
- Pertanyaan klarifikasi (clarifying)
- pertanyaan "closed ended"
Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya.
Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah disebutkan di atas.
Penjelasan jumlah informasi yang dapat diperoleh berdasarkan ketiga jenis pertanyaan ini mengiktuti bentuk sebuah cerobong atau corong.
Oleh karenanya, orang menyebut penjelasan ini dengan nama "funnel approach"
Guna mendapat banyak informasi dari auditee, auditor disarankan menggunakan pertanyaan umum di awal interview.
Pertanyaan umum bertujuan menggali informasi sebanyak-banyaknya.
Apa pertanyaan umum itu?
Pertanyaan umum pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban ya atau tidak atau jawaban-jawaban singkat lainnya. Sebaliknya, pertanyaan umum membutuhkan jawaban-jawaban panjang lebar.
Umpamanya, Anda seorang auditor yang tengah melaksanakan audit di unit pembelian. Anda bertanya kepada kepala bagian itu dengan mengajukan pertanyaan umum di awal interview audit.
"Dapatkah Anda menjelaskan kegiatan proses pembelian mulai dari pembuatan purchase order (P/O) hingga proses penerimaan barang?"Sudah pasti pertanyaan ini tak bisa hanya dijawab dengan jawaban singkat, seperti ya atau tidak, ada atau tidak ada maupun belum atau sudah.
Pertanyaan umum "memaksa" auditee memberikan informasi selengkap-lengkapnya tentang suatu proses atau aktivitas.
Dengan demikian, auditor dapat menghimpun informasi yang cukup dan lengkap guna analisa kelak.
Sekiranya penjelasan auditee dirasa kurang, auditor dapat mengajukan cara ampuh yang berikutnya dengan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Pertanyaan klarifikasi mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum. Pertanyaan klarifikasi ambil contoh sebagai berikut.
"Dari penjelasan Anda tentang proses pembelian telah dijabarkan tata cara evaluasi supplier, namun belum diterangkan aturan seleksi supplier. Bagaimana cara Anda melakukan seleksi?"Pertanyaan klarifikasi mengisyaratkan sesuatu informasi masih kurang mengenai sesuatu proses atau kegiatan. Kurangnya informasi ini bisa terjadi karena auditee lupa menyampaikan sesuatu itu kepada Auditor atau memang disengaja tidak diutarakan karena alasan tertentu.
Untuk mencegah kurangnya informasi, pertanyaan klarifkasi strategi yang tepat untuk diajukan. Dengan bantuan pertanyaan klarifikasi tidak ada informasi tertinggal atau hilang.
Harap diingat, auditor memerlukan informasi yang benar-benar lengkap guna memperoleh gambaran yang memadai mengenai suatu proses yang nantinya diperlukan saat menyusun laporan audit.
Berbeda dengan pertanyaan umum dan pertanyaaan klarifikasi, pertanyaan "closed ended" membutuhkan jawaban singkat, seperti jawaban ya-tidak, benar-salah atau jawaban-jawaban yang sejenis.
Singkatnya, pertanyaan closed ended memberikan informasi yang minim. Pertanyaan closed ended misalnya,
"Apakah ada bukti bahwa Anda telah melakukan seleksi supplier?"Anda tahu, pertanyaan semacam ini tidak perlu jawaban panjang lebar. Pertanyaan "closed ended " yang lain misalnya seperti contoh berikut:
"Berapa kali dilakukan evaluasi supplier dalam kurun waktu satu tahun?"Kesimpulannya, saat Anda melakukan interview audit, ajukan pertanyaan umum terlebih dahulu.
Tujuannya untuk memperoleh informasi yang banyak dan lengkap. Kemudian, ajukan pertanyaan klarifikasi dan pertanyaan "closed ended", atau kombinasi dari keduanya (disesuaikan dengan kondisi interview).
Kedua metode pertanyaan yang terakhir bertujuan mempertajam informasi yang diperoleh dari jawaban pertanyaan umum. Praktekkan cara ampuh ini, semoga Anda berhasil!
Baca juga:
nice info
BalasHapus