Pertanyaan melalui email yang sering diajukan kepada saya seputar
dokumen ISO. Belakangan ini makin banyak pembaca blog yang bertanya mengenai tingkatan atau hirarki dokumen ISO.
Sebagaimana diketahui, standard ISO 9001 mewajibkan perusahaan mendokumentasikan sistem manajemen mutu. Hal ini sebagaimanana disyaratkan ISO 9001 persyaratan 4.1 umum. Sistem manajemen perusahaan terdokumentasi ke dalam dokumen-dokumen yang dikenal dengan istilah dokumen ISO , yakni manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir.
Semua dokumen itu merupakan dokumen-dokumen ISO yang terdapat di perusahaan yang bersertifikat ISO 9001. Hubungan antara dokumen-dokumen itu tergambar dalam bentuk segitiga tingkatan dokumen seperti berikut:
Pada
tingkatan teratas atau tingkat 1 adalah
manual mutu atau pedoman mutu atau
quality manual. Manual mutu adalah dokumen perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan perusahaan, penjelasan proses kerja dan interkasi antar proses kerja. Dalam manual sebaiknya juga mencakup penjelasan tentang prosedur atau referensi. Selain itu , ada baiknya matriks silang antara standar yang digunakan dengan isi manual tersedia.
Tingkat 2 adalah
prosedur. Prosedur adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan proses kerja yang berkaitan dengan unit-unit kerja lain. Prosedur merupakan dokumen untuk menjawab pertanyaan "
what, who, when dan
where"
Tingkat 3 adalah
instruksi kerja. Instruksi kerja yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai
work instructions (WI) adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan tata cara melaksanakan pekerjaan secara lebih detail atau rinci. Dokumen ini menerangkan "bagaimana suatu pekerjaan dilakukan" atau "
how to do"
Tingkatan terendah atau
tingkat ke 4 yakni
formulir. Formulir dokumen perusahaan yang jika telah diisi disebut sebagai rekaman atau
record.
Record merupakan bagian dari dokumen dan record adalah dokumen khusus.
Record menunjukkan bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
Keterangan lebih lanjut perihal dokumentasi ISO dapat dilihat pada dokumen
ISO/TR 10013:2021 (pdf), Guidance for documented information