Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)

Standar ISO 9001 versi 2008 diterbitkan untuk memperjelas atau mempertegas ketentuan-ketentuan yang sudah ada dalam standar manajemen mutu iso 9001 : 2000.
Akan tetapi terdapat beberapa penegasan yang dibuat oleh ISO 9001;2008 justru menimbulkan interpretasi yang membingungkan, abu-abu dan cenderung kontroversi, khususnya aturan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 tentang jabatan seorang manajemen representative.

Ketentuan yang berlaku dalam standar ISO 9001:2008 pada pasal 5.5.2 Management representative menyatakan,

"pimpinan organisasi harus menunjuk/mengangkat seorang management representative dari jajaran manajemen organisasi tersebut...yang memiliki tugas dan kewenangan..." ("top management shall appoint member of the organization.... shall have responsibility and authority...")

Singkatnya, ISO 9001 versi 2008 menegaskan, jabatan management representativei harus "orang dalam".

Jika dibandingkan dengan standar iso9001:2000 yang masih memperbolehkan management representative dijabat oleh orang di luar organisasi, ISO 9001 versi 2008 tidak lagi memperbolehkan pendelegasian seorang management representative kepada pihak diluar organisasi.

Di masa lalu, beberapa perusahaan menggunakan jasa konsultan sebagai managemen representative. Praktisi manajemen mempertanyakan batasan "orang dalam" atau "a member of organization" itu.

Mereka berpendapat, pihak luar atau orang di luar organisasi pun dapat pula disebut sebagai "orang dalam" atau sebagai "bagian dari jajaran manajemen" atau bahkan "a member of organization", sepanjang ia mempunyai kontrak kerja dengan perusahaan itu dan dibekali tugas dan otoritas penuh guna mengembangkan dan mengelola sistem manajamen mutu perusahaan.

Baca juga: 

• Apa Tugas Seorang Management Representative?
• Management representative

ISO 9001:2008, What to do?

QMS ISO 9001:2008 menggantikan QMS ISO 9001:2000 dengan sejumlah klarifikasi. Klarifikasi ini bertujuan untuk menyempurnakan ISO 9001:2000, yang beberapa persyaratan dalam standar internasional ini tidak jelas dalam interpretasi dan terkadang bermakna ganda sehingga dapat mengakibatkan tujuan implementasi tidak optimal.

Dibandingkan ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru atau persyaratan tambahan. Meski demikian, perbedaan kedua standar internasional itu patut diketahui guna persiapan langkah-langkah menuju ISO 9001:2008 certification.
Secara garis besar, klarifikasi yang terdapat dalam QMS ISO 9001:2008 meliputi elemen-elemen sebagai berikut:

• proses outsourcing,
• jabatan management representative,
• kompetensi,
• proses pengendalian produk tidak sesuai,
• proses tindakan koreksi dan pencegahan,
• proses desain,
• monitor dan pengukuran proses.

Selain itu perubahan yang terdapat dalam ISO 9001:2008 termasuk pula perubahan, penambahan dan pengurangan teks guna mempertegas persyaratan-persyaratan yang sudah ada dalam ISO 9001:2000.

Pengendalian Produk tidak Sesuai

Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari kerap terjadi permasalahan. Masalah yang dihadapi harus ada penanggulangannya apalagi masalah itu berkaitan dengan barang atau jasa untuk pelanggan.

ISO9001 :2008, dalam klausul 8.3, mewajibkan perusahaan memiliki suatu prosedur untuk menangani produk yang tidak sesuai. Yang dimaksud dengan produk tidak sesuai adalah produk (atau jasa) yang tidak sesuai dengan persyaratan/spesifikasi yang telah ditentukan.

Metode atau cara penangan produk tidak sesuai harus disesuaikan dengan metode atau cara yang cocok dengan kondisi perusahaan. Bergantung pada jenis-jenis ketidaksesuaian produk, penanganan produk tidak sesuai tentu berbeda-beda.

Standar ISO 9001 versi 2008 (bukan ISO 2008) mengatur soal kontrol terhadap produk tidak sesuai. Tujuannya agar produk yang bermasalah itu tidak sampai ke tangan pelanggan atau pembeli. Jika itu terjadi, tentu akan merugikan reputasi perusahaan. Oleh sebab itu, mekanisme penanganan produk tidak sesuai harus ditetapkan aturannya dalam suatu prosedur yang terdokumentasi.


Di dalam prosedur pengendalian produk tidak sesuai harus ditentukan aturan tentang tiga hal:

• identifikasi produk tidak sesuai
• penanganan produk tidak sesuai, dan
• penanggung jawab berikut kewenangan pihak yang bertanggung jawab atas penanganan produk tidak sesuai

Terdapat beberapa pekerjaan yang harus dilakukan apabila ditemukan produk yang tidak sesuai. Kemungkinan pekerjaan itu antara lain:

• rework, melakukan rework agar produk tidak sesuai kembali memenuhi spesifikasi yang ditentukan,
• negosiasi, melakukan negoisasi dengan pelanggan agar produk tidak sesui bisa diterima, baik tanpa perbaikan maupun dengan perbaikan,
• regrade, melakukan perbaikan, tetapi kualitas tidak lagi memenuhi spesifikasi,
• scrapping.

Dalam penerapan sistem manajemen mutu iso 9001 versi 2008, sumber informasi ketidaksesuaian produk dapat diperoleh dari beberapa kegiatan internal seperti berikut ini:

• verifikasi produk yang dibeli (7.4.3)
• produksi dan penyediaan Jasa (7.5)
• pemantauan dan pengukuran (8.2)

Selain ketiga sumber, informasi lain dapat pula diperoleh dari pihak diluar perusahaan, misalnya keluhan pelanggan.

Terhadap produk tidak sesuai harus diambil tindakan. Pada tahap awal dengan identifikasi produk tersebut, misalnya dengan cara memisahkan produk tidak sesuai dengan produk yang sesuai.Tata kelola identifikasi hendaknya disesuaikan dengan proses yang tercantum dalam 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur. Selanjutnya, tahap penanggulangan (8.5.2 Tindakan koreksi) dan pendokumentasian.

Prosedur Pengendalian Rekaman

Menurut ISO 9001:2008, prosedur pengendalian rekaman harus dibuat dan diterapkan. Ketentuan yang mengatur pengendalian rekaman terdapat dalam standar ISO 9001 :2008 klausul 4.2.4 Pengendalian Rekaman.

Prosedur rekaman harus memuat tata cara atau mekanisme untuk

• identifikasi rekaman
  
• penyimpanan rekaman
  
• perlindungan rekaman
  
• akses rekaman
  
• masa simpan rekaman, dan
  
• pembuangan rekaman
  

Rekaman harus senantiasa mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah diakses jika diperlukan.

Baca juga

• Record ISO 9001:2008

Definisi Rekaman

Rekaman (record) adalah jenis dokumen khusus. Menurut ISO 9000:2005, yang dimaksud dengan sebuah rekaman adalah:"suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan"


Catatan 1:Rekaman dapat digunakan misalnya untuk mendokumentasikan penelusuran dan sebagai bukti verifikasi tindakan pencegahan dan tindakan koreksiCatatan 2:Secara umum rekaman tidak memerlukan pengendalian revisi.Contoh rekaman antara lain spesifikasi, dokumen prosedur, gambar, laporan, standar.

Baca juga

• Prosedur Pengendalian Rekaman
• Record ISO 9001:2008