Klien saya ini perusahaan manufaktur yang berlokasi di Balaraja, Tangerang Banten, memiliki jumlah karyawan kurang dari 100 pekerja.
Penerapan ISO 9001 versi 2015 di perusahaan ini telah berlangsung selama 5 bulan dan dalam waktu dekat akan menghadapi proses sertifikasi ISO 9001 versi 2015.
Untuk itu saya perlu mengadakan audit secara detail untuk menilai kesiapan menghadapi proses sertifikasi.
Audit yang saya lakukan dimulai pukul 09.00. Audit diawali dengan opening meeting yang dihadiri oleh semua kepala bagian dari semua unit kerja yang akan diaudit. Pada pertemuan opening meeting diinformasikan jadwal audit ke tiap-tiap unit kerja dan memastikan jadwal audit yang telah dibuat dipahami dan tidak ada perubahan. Apabila ada perubahaan, perubahan jadwal atau kegiatan audit langsung diubah pada pertemuan itu.
Setelah opening meeting audit selesai dilaksanakan (kira-kira berlangsung 30 menit) audit segera dilaksanakan kepada unit-unit kerja sebagaimana tertera dalam jadwal audit.
Audit dilakukan dengan mengacu pada kriteria audit. Kriteria audit merupakan terminologi yang artinya acuan audit. Kriteria audit antara lain manual mutu, prosedur atau SOP, termasuk instruksi kerja dan rekaman-rekaman. Semua dokumen itu (atau kriteria audit) itulah yang akan menjadi acuan selama audit.
Audit dilaksanaan per tiap-tiap unit kerja. Hadir pada saat audit kepala bagian unit kerja itu, termasuk wakil dan beberapa staf dari unit kerja tersebut.
Audit berlangsung santai, namun serius. Tanya jawab berlangsung kira-kira 90 menit per bagian atau per unit kerja. Semua yang hadir menjawab setiap pertanyaan audit dan memberikan dokumen atau bukti yang diminta auditor. Audit tidak hanya pemeriksaan dokumen-dokumen saja, melainkan juga audit lapangan. Misalnya pada saat audit unit kerja produksi saya dan ditemani beberapa anggota unit kerja produksi mengadakan tour ke area produksi. Tanya jawab juga berlangsung pada saat tour ini.
Setelah bagian produksi selesai diaudit, unit kerja selanjutnya adalah HRD. Audit berlangsung di ruang kerja manager HRD dan ditemani oleh management representative (MR) atau wakil manajemen perusahaan. Pertanyaan audit untuk bagian ini seputar kompetensi atau standar kompetensi untuk karyawan perusahaan. Lalu pertanyaan berlanjut tentang cara pemenuhan kompetensi atau program mencapai kompetensi.
Audit HRD selesai lalu ke bagian RnD. Saya menilai langkah-langkah proses R&D di perusahaan ini memenuhi kaidah ISO 9001 versi 2015. Dalam standar ISO 9001-2015 disyaratakan harus terdapat sejumlah kegiatan atau hal-hal di unit kerja R&D. Ketentuan yang harus ada di dalam proses R&D menurut ISO 9001 versi 2015 antara lain, adanya perencanaan desain dan pengembangan, adanya input dan output desain, kegiatan verifikasi, validasi maupun review desain. Dan harus ada mekanisme yang jelas bila ada perubahan desain. Semua poin di atas dilaksanakan di unit kerja R&D.
Departemen QC(Quality Control) merupakan bagian yang tidak luput di-audit. Pemeriksaan mencakup kalibrasi alat-alat ukur yang menjadi tanggung jawab bagian QC. Bukti pemeriksanaan barang datang, in process inspection menjadi bagian dari audit bagian ini.
Unit Instalasi merupakan bagian yang juga menjadi obyek audit selanjutnya. Jadwal instalasi dan penetapan metode kepuadan pelanggan menjadi fokus audit. Mengapa kepuasan pelanggan menjadi fokus audit? jawabannya adalah manajemen perusahaan menunjuk bagian instalasi untuk menentukan metode untuk menilai kepuasan pelanggan.
Setelah unit instalasi, departemen terakhir yang diaudit adalah departemen Pembelian dan Import.
Fokus utama pertanyaan bagian ini adalah tentang seleksi supplier dan evaluasi supplier atau vendor.
Departemen Pembelian dapat menunjukkan bukti adanya seleksi dan evaluasi supplier. Daftar rekanan atau vendor approved list juga mereka punya. Hanya saja departemen ini belum bisa menjamin bahwa barang yang dipesan sesuai dengan tanggal permintaan. Barang yang diinginkan selalu terlambat datang.
Temuan ini ditulis dalam laporan audit dan ditujukan untuk bagian Pembelian agar diperbaiki..
Beberapa bagian yang lain tentu menjadi obyek audit selain departemen-departemen di atas. Hanya saja saya tidak bisa menceritakan semua bagian yang saya audit kemarin itu.
Yang jelas audit berlangsung sesuai jadwal dan semua auditee (pihak yang diaudit) menghadiri closing meeting, yakni pertemuan tempat diinformasikan temuan-temuan audit. Pada closing meeting saya menyampaikan temuan audit, berikut tanggal perbaikan untuk menindaklanjuti temuan.
Jumlah temuan sekitar 60 dan direncanakan selesai selama dua minggu.
Baca juga:
- Download Klausul-klausul ISO 9001 versi 2015
- Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015
- ISO 9001-2015: Apa itu Informasi Terdokumentasi?
Komentar
Posting Komentar