Audit ISO Mengurangi Hambatan Antardepartemen
Permintaan “ASAP” sering dianggap solusi cepat—padahal, dalam praktiknya, justru bisa menjadi sumber masalah dalam proses pengadaan.Beberapa waktu lalu, saya berkesempatan mendampingi seorang auditor internal dalam audit ISO 9001 di sebuah perusahaan jasa di kawasan Kuningan, Jakarta Selatan. Di perusahaan ini, istilah ASAP (As Soon As Possible) kerap digunakan dalam permintaan ke bagian Pembelian untuk menandai kebutuhan yang dianggap mendesak.
Masalahnya, penggunaan ASAP yang terlalu sering membuat tim pembelian harus terus-menerus mengubah prioritas. Proses yang seharusnya berjalan terstruktur menjadi terganggu, bahkan berpotensi memperlambat keseluruhan alur pengadaan.
Dalam audit tersebut, saya mengusulkan pendekatan yang berbeda: menunjuk salah satu karyawan yang paling sering mengajukan permintaan ASAP sebagai auditor internal untuk mengaudit proses pembelian. Tujuannya bukan untuk menyalahkan, melainkan agar ia dapat melihat langsung kompleksitas proses tersebut.
Hasilnya cukup menarik. Setelah menjalankan audit, ia mulai memahami bahwa proses pembelian tidak sesederhana yang dibayangkan—melibatkan banyak tahapan, koordinasi, dan pertimbangan. Sejak itu, penggunaan label ASAP menjadi jauh lebih bijak, dan frekuensinya pun menurun signifikan.
Pengalaman ini menunjukkan bahwa audit internal tidak hanya berfungsi untuk menemukan ketidaksesuaian, tetapi juga sebagai sarana membangun pemahaman lintas fungsi. Ketika seseorang melihat langsung proses di departemen lain, empati meningkat, dan hambatan komunikasi pun berkurang secara alami.
Baca juga:
Comments
Post a Comment