Zulkifli Nasution's blog

Dalam praktik penerapan ISO, pengelolaan dokumen sering kali terasa mudah namun juga menantang. Saya kerap menerima pertanyaan yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen. Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah: apa bukti bahwa kita telah melakukan review terhadap dokumen ISO, misalnya SOP? Seperti kita ketahui, penerapan standar ISO 9001 membutuhkan berbagai dokumen, seperti manual, SOP, dan instruksi kerja. Semua dokumen tersebut menjadi panduan dalam menjalankan aktivitas kerja sehari-hari. Sebagai contoh, kita ambil SOP Pembelian. SOP ini menjelaskan urutan proses pembelian, mulai dari permintaan barang hingga barang datang dan diterima oleh pihak yang mengajukan permintaan. SOP Pembelian memberikan panduan tentang cara mengelola pembelian barang dan jasa dengan benar. Seiring berjalannya waktu, sangat mungkin terjadi perubahan dalam proses pembelian. Perubahan tersebut dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Oleh karena itu, SOP Pembelian perlu diperbarui agar isinya tetap s...

Sistem manajemen dokumen ISO di berbagai perusahaan di Indonesia umumnya mengikuti struktur atau piramida dokumen ISO, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Penjelasan tiap-tiap dokumen dalam piramida dokumen ISO di atas adalah sebagai berikut: Manual memuat kebijakan-kebijakan perusahaan, struktur organisasi, bisnis proses dan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu Standard Operation Procedure atau SOP merupakan panduan kerja yang melibatkan berbagai departemen. Working Instruction (WI) atau Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan aturan kerja secara rinci. Instruksi kerja umumnya hanya berlaku di satu unit kerja. Formulir atau rekaman adalah dokumen jenis khusus. Dokumen ini menunjukkan bukti telah dilaksanakannya suatu kegiatan. Tingkatan dokumen iso di atas adalah hirarki yang sering digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.  Namun demikian, apabila perusahaan memiliki sistem tingkatan dokumentasi yang telah disesuaikan den...

Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat komunikasi. Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Dokumen sebagai alat bukti Dokumen sebagai " knowledge sharing " 1. Dokumen sebagai alat komunikasi Dalam sebuah dokumen (quality document) termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan. Contohnya dokumen yang memuat perencanaan, dokumen yang berisi daftar sediaan, dokumen yang memuat riwayat pelatihan, dll. 2. Dokumen sebagai alat bukti Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang. Checksheet adalah dokumen. 3. Dokumen sebagai " knowledge sharing " Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya. Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya agar do...