Dalam praktik penerapan ISO, pengelolaan dokumen sering kali terasa mudah namun juga menantang. Saya kerap menerima pertanyaan yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen. Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah: apa bukti bahwa kita telah melakukan review terhadap dokumen ISO, misalnya SOP?
Seperti kita ketahui, penerapan standar ISO 9001 membutuhkan berbagai dokumen, seperti manual, SOP, dan instruksi kerja. Semua dokumen tersebut menjadi panduan dalam menjalankan aktivitas kerja sehari-hari.
Sebagai contoh, kita ambil SOP Pembelian. SOP ini menjelaskan urutan proses pembelian, mulai dari permintaan barang hingga barang datang dan diterima oleh pihak yang mengajukan permintaan. SOP Pembelian memberikan panduan tentang cara mengelola pembelian barang dan jasa dengan benar.
Seiring berjalannya waktu, sangat mungkin terjadi perubahan dalam proses pembelian. Perubahan tersebut dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Oleh karena itu, SOP Pembelian perlu diperbarui agar isinya tetap sesuai dengan perubahan yang telah disepakati.
Standar ISO 9001 mengharuskan dokumen selalu mutakhir (up to date) agar personel yang menggunakan dokumen memiliki panduan kerja yang terbaru. Untuk menjamin hal tersebut, dokumen perlu ditinjau ulang (review) secara berkala sehingga isinya tetap sesuai dengan kondisi aktual.
Jika tidak dilakukan review, ada risiko terjadinya kesalahan kerja atau pekerjaan ulang. Hal ini dapat mengganggu kinerja operasional serta meningkatkan biaya yang tidak perlu, sehingga harus dihindari.
Jika sebuah perusahaan memiliki 30 hingga 40 SOP atau bahkan lebih, bagaimana cara melakukan review terhadap semua dokumen tersebut?
Standar ISO 9001 tidak mengatur secara detail bagaimana cara melakukan review dokumen. Hal ini karena ISO 9001 bukanlah standar yang secara khusus mengatur format dokumen.
Ada berbagai cara untuk melakukan review dokumen. Salah satu cara yang paling umum adalah dengan menggunakan formulir review dokumen. Biasanya, review dilakukan setidaknya satu kali dalam setahun terhadap seluruh dokumen, seperti manual, SOP, dan instruksi kerja, dengan menggunakan formulir tersebut.
Lalu, apa saja isi formulir review dokumen?
Umumnya formulir tersebut memuat beberapa informasi penting, antara lain:
Seperti telah disebutkan sebelumnya, review dokumen biasanya dilakukan setahun sekali. Namun, jika memungkinkan, review dapat dilakukan lebih sering, misalnya setiap tiga bulan (triwulan) atau setiap enam bulan (semester).
Semakin sering dokumen diperbarui, kualitas dokumen akan semakin baik. Dengan demikian, dokumen menjadi living document, yaitu dokumen yang benar-benar membantu dan mendukung aktivitas kerja sehari-hari
----
Seperti kita ketahui, penerapan standar ISO 9001 membutuhkan berbagai dokumen, seperti manual, SOP, dan instruksi kerja. Semua dokumen tersebut menjadi panduan dalam menjalankan aktivitas kerja sehari-hari.
Sebagai contoh, kita ambil SOP Pembelian. SOP ini menjelaskan urutan proses pembelian, mulai dari permintaan barang hingga barang datang dan diterima oleh pihak yang mengajukan permintaan. SOP Pembelian memberikan panduan tentang cara mengelola pembelian barang dan jasa dengan benar.
Seiring berjalannya waktu, sangat mungkin terjadi perubahan dalam proses pembelian. Perubahan tersebut dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Oleh karena itu, SOP Pembelian perlu diperbarui agar isinya tetap sesuai dengan perubahan yang telah disepakati.
Standar ISO 9001 mengharuskan dokumen selalu mutakhir (up to date) agar personel yang menggunakan dokumen memiliki panduan kerja yang terbaru. Untuk menjamin hal tersebut, dokumen perlu ditinjau ulang (review) secara berkala sehingga isinya tetap sesuai dengan kondisi aktual.
Jika tidak dilakukan review, ada risiko terjadinya kesalahan kerja atau pekerjaan ulang. Hal ini dapat mengganggu kinerja operasional serta meningkatkan biaya yang tidak perlu, sehingga harus dihindari.
Jika sebuah perusahaan memiliki 30 hingga 40 SOP atau bahkan lebih, bagaimana cara melakukan review terhadap semua dokumen tersebut?
Standar ISO 9001 tidak mengatur secara detail bagaimana cara melakukan review dokumen. Hal ini karena ISO 9001 bukanlah standar yang secara khusus mengatur format dokumen.
Ada berbagai cara untuk melakukan review dokumen. Salah satu cara yang paling umum adalah dengan menggunakan formulir review dokumen. Biasanya, review dilakukan setidaknya satu kali dalam setahun terhadap seluruh dokumen, seperti manual, SOP, dan instruksi kerja, dengan menggunakan formulir tersebut.
Lalu, apa saja isi formulir review dokumen?
Umumnya formulir tersebut memuat beberapa informasi penting, antara lain:
- Nama dokumen
- Bukti review dokumen
- Pihak yang melakukan review
- Tanggal review
Seperti telah disebutkan sebelumnya, review dokumen biasanya dilakukan setahun sekali. Namun, jika memungkinkan, review dapat dilakukan lebih sering, misalnya setiap tiga bulan (triwulan) atau setiap enam bulan (semester).
Semakin sering dokumen diperbarui, kualitas dokumen akan semakin baik. Dengan demikian, dokumen menjadi living document, yaitu dokumen yang benar-benar membantu dan mendukung aktivitas kerja sehari-hari
----
Comments
Post a Comment