Berapa lama masa simpan rekaman?

Paparan Masa Simpan Rekaman Menurut ISO 9000

Setiap hari kita membuat catatan. Istilah lain dari catatan adalah record atau rekaman. Rekaman merupakan dokumen yang menunjukkan bukti atas suatu kegiatan atau kejadian. Contoh rekaman antara lain laporan harian, rekam medis (medical record), laporan audit, bukti inspeksi, dan lain-lain. Rekaman digunakan sebagai bukti sekaligus sebagai bahan evaluasi dalam pengambilan keputusan.

ISO 9000 mensyaratkan agar masa simpan rekaman ditetapkan secara jelas. Rekaman yang telah melewati masa simpan dapat dimusnahkan sepanjang ketentuan tersebut dicantumkan dalam prosedur. Apabila masa simpan tidak ditentukan, jumlah rekaman akan terus menumpuk dan menyulitkan pengelolaan, terutama karena keterbatasan ruang penyimpanan.

Penentuan masa simpan rekaman memiliki dasar acuan. Masa simpan dapat mengacu pada beberapa sumber berikut:

• Kebijakan internal perusahaan
• Persyaratan pelanggan
• Peraturan perundang-undangan

Sebagai contoh, laporan pemeriksaan barang dapat ditetapkan memiliki masa simpan selama dua tahun. Setelah masa simpan berakhir, dokumen tersebut dapat dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku. Penetapan masa simpan dua tahun tersebut merupakan kebijakan internal perusahaan.

Selain kebijakan internal, pelanggan juga dapat menentukan masa simpan suatu rekaman. Ketentuan ini biasanya tercantum dalam kontrak atau kesepakatan tertulis. Misalnya, pelanggan menetapkan bahwa suatu rekaman harus disimpan selama umur produk tersebut masih berlaku.

Pemerintah Indonesia juga mengatur penyimpanan dokumen perusahaan melalui peraturan perundang-undangan. Terdapat undang-undang yang mengatur ketentuan mengenai kewajiban dan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan.

Apakah Anda sudah mengetahui ketentuan tersebut? Undang-undang tentang dokumen perusahaan dapat diunduh melalui situs resmi pemerintah, donwload peraturan

Berapa lama masa simpan dokumen di tempat Anda bekerja?

Tulisan ini diperbarui pada 1 Maret 2026

 

 
Baca juga:

• Definisi rekaman